با اصول نامه نگاری اداری آشنا شوید...

حتما برای شما هم پیش آمده که بخواهید یک نامه اداری بنویسید و یا درخواستی را در قالب یک نامه مطرح کنید. اما نمی دانید از کجا باید شروع کنید و چطور ادامه بدهید. ما در این مقاله سعی داریم اصول نامه نگاری را به تفصیل شرح دهیم. اما قبل از هر چیز بهتر است بدانیم نامه اداری چیست و برای چه هدفی نوشته می شود.

به طور کلی به نوشته ای که حاوی موضوعات اداری بوده و وسیله ای برای ارتباطات داخلی و خارجی یک سازمان است را نامه اداری گویند. این قبیل نامه ها معمولا با ویژگی های مختلفی تفکیک و طبقه بندی می شوند. به عنوان مثال به لحاظ زمان اقدام به چهار گروه عادی، فوری، خیلی فوری و آنی و از لحاظ حساسیت و امنیت به عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و به کلی سری طبقه بندی میشوند.

هر نامه اداری از 5 بخش اصلی تشکیل شده است که به توضیح آن می پردازیم :

1. سربرگ که شامل نام و لوگو، تاریخ، شماره، پیوست و اطلاعات تماس سازمان است.

اگر سربرگ فاقد نشانی است، می توانید در انتهای نامه به فاصله نیم یا یک سانت از پایین کاغذ با فونتی متفاوت از متن نامه تایپ کند. ترتیب نوشتن آدرس نیز به این صورت است که ابتدا نشانی دقیق سازمان، کدپستی، شماره های تلفن، دورنگار (فکس) و سپس آدرس پست الکترونیک (ایمیل) و پایگاه اینترنتی (وب سایت) آورده می شود.

توجه کنید که نوشتن تاریخ، شماره نامه و پیوست در گوشه بالا، سمت چپ ضروری است. تاریخ باید به عدد نوشته شود و هنگام تایپ دقت کنید اعداد به فارسی نوشته شوند.

شماره نامه نیز همان شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان فرستنده است که در زمان پاسخ به نامه به آن اشاره می شود.

پیوست نیز به تعداد برگه های ارسال شده به همراه نامه اشاره دارد. اگر نامه شما پیوست دارد، از نوشتن "دارد" به تنهایی بپرهیزید و به جای آن تعداد و عنوان آن را قید کنید.

2. عنوان که شامل گیرنده، فرستنده و موضوع نامه است.

برای مشخص کردن مخاطب، ابتدا شخصیت حقیقی (نام شخص) و در ادامه شخصیت حقوقی (سمت اداری) گیرنده را بنویسید. اسامی باید ساده و محترمانه نوشته شود و القاب و عناوین اضافی را حذف کنید. به عنوان مثال از نوشتن عنوان های تحصیلی مانند دکتر و مهندس در نامه اداری خودداری کرده و تنها زمانی ذکر شود که نامه در بخش های پزشکی، آموزشی و فنی نوشته شود. سمت اداری بهتر است همراه با واژه "محترم" نوشته شود. برای افرادی که چندین سمت اداری دارند، تنها سمت مرتبط با موضوع کاری را ذکر کنید.

 اگر برای واحد مشخصی از یک سازمان نامه می نویسید، پس از نوشتن نام سازمان و گذاشتن یک خط فاصله (-) باید نام بخش مربوطه نوشته شود. اما اگر ارتباط درون سازمانی است، نام سازمان را حذف و تنها به ذکر واحد مربوطه بسنده کنید.

موضوع نامه نیز باید رسا و گویا باشد. نه چندان بلند که در محل نوشتنش جای نگیرد و نه چندان کوتاه که فهم نامه را دچار مشکل سازد.

3. متن اصلی که شامل مقدمه، پیام، نتیجه و قدردانی است.

در نوشتن نامه های اداری همواره سه اصل را در نظر داشته باشید: 1. دقت 2. اختصار 3. صراحت

هدف از نامه نگاری رسیدن به درخواستی در کمترین زمان ممکن است. پس در نگارش متن اصلی زیاده گویی نکرده و شفاف و به اختصار بنویسید. از کلماتی که بار عاطفی و احساسی دارند، استفاده نکنید. تعارف را کنار بگذارید اما احترام را حفظ کنید. با تقسیم نامه به چندین جمله و پاراگراف و استفاده از اعداد و ارقام، مفاهیم را از یکدیگر جدا کنید تا نامه قابل درک تر باشد. برای این منظور از نشانه های قراردادی مثل ویرگول، نقطه و ... درست و به جا استفاده کنید.

از به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند، خودداری کنید. از کلمات و جملات عامیانه استفاده نکنید. اما از کلماتی استفاده کنید که فهم آن برای مخاطب آسان باشد. ترجیحا یک موضوع را مطرح کنید و اگر مجبورید چند موضوع را در یک نامه بنویسید، ابتدا موضوع اصلی و سپس پیام های فرعی را بیاورید.

فراموش نکنید که قبل از مقدمه عبارتی برای بیان "سلام و ادب و احترام" و در پایان بعد از نتیجه "تشکر و سپاسگزاری" اضافه می شود. اگر نامه خطاب به سازمان و یا شرکتی باشد، آوردن "سلام" صحیح نیست.

جملات پایانی اغلب نامه ها نیز در باب تاکید و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است. صراحت در اعلام موضوع مورد درخواست در این بخش، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند.

همچنین می توانید قبل از اسم و امضا، از عباراتی نظیر با تشکر، با سپاس، با احترام و یا ارادتمند استفاده کنید.

 4. امضا که شامل اسم، سمت و امضای فرستنده است.

امضا نیز در نامه نگاری اداری قواعد خاص خود را دارد. به عنوان مثال، محل امضا در سمت چپ و به فاصله سه سطر از آخرین سطر متن است. ابتدا مشخصات فردی و در سطر بعد مشخصات اداری (پست سازمانی) آورده می شود. رسم امضا نباید روی نام و سمت امضاکننده را بپوشاند. عناوین و القاب نباید در محل امضا درج شود. (به استثنای موسسات آموزش و پزشکی).

5. رونوشت که تنها در صورتی نوشته می شود که نامه برای چند نفر ارسال شود.

به طور کلی هر نامه در سه نسخه تهیه می شود: نسخه اول برای گیرنده، نسخه دوم برای بایگانی و نسخه سوم برای فرستنده. گاهی ممکن است بنا به ضرورت، علاوه بر گیرنده اصلی، اشخاص و یا واحدهایی از متن نامه آگاهی یابند. در این صورت نام آن اشخاص و واحدها با عنوان رونوشت در زیر نوشته اداری درج و برای هر یک تصویر یا نسخه ای از نامه ارسال می شود.

رونوشت نامه ها با دو هدف اطلاع رسانی و اقدام ارسال می شود. بنابراین در نگارش نامه اگر برای درخواست باشد، عبارت"جهت اطلاع (استحضار)" و اگر جنبه امری داشته باشد "جهت اقدام" رونوشت می شود.

بد نیست در ادامه به نکات کلی نامه نگاری و مشخصات ظاهری نامه اشاره کنیم:

• توجه کنید که سایز استاندارد نامه های اداری A4 و A5 است که بسته به تعداد کلمات، حجم و محتوای نامه انتخاب می شود.
• سعی کنید نامه را تایپ کنید. اما اگر امکان تایپ فراهم نبود، آن را با خط خوانا بنویسید.
• هنگام تایپ نیز فونت و سایز قلم را به درستی انتخاب کرده و به مواردی همچون فاصله کلمات، حاشیه ها، سایز و نوع قلم، چپ چین و راست چین بودن جملات و … دقت کنید.
• اگر نامه از طرف شرکت یا سازمان خاصی نوشته می شود، حتما از سربرگ استفاده کنید. سربرگ باید حاوی لوگو و نماد شرکت یا سازمان، نشانی، کد پستی، تلفن و سایر اطلاعات تماس شرکت شما باشد.
• در نامه نگاری الکترونیکی نیز بهتر است از سربرگ رنگی استفاده کنید.
• نامه را با نام خدا آغاز کنید.
• فراموش نکنید ذکر تاریخ، شماره نامه، پیوست در گوشه بالا، سمت چپ از ملزومات نامه نگاری است.
• در نامه های ادامه دار، صفحات دوم و سوم را شماره گذاری کرده و در آخرین خط صفحه اول از علامت % استفاده کنید.
• در پایان نامه، ابتدا نام حقیقی خود و پس از آن نام حقوقی را بیاورید و امضاء نمایید. محل امضا نیز پایین نامه سمت چپ می باشد.
• بهتر است برای نامه هایتان حتی اگر از اهمیت کمی برخوردارند، یک رونوشت تهیه کرده و آنها را بایگانی کنید.

در پایان ضمن تشکر از همراهی با ما تا انتهای این مطلب، از شما می خواهیم نظرات خود را در بخش کامنت با تیم تولید محتوای شرکت پاپکو در میان بگذارید.