با این نکات کاغذهای اداری و مدارک مهم را بهتر ساماندهی کنید
همه ما اسناد و مدارکی داریم که مختص خودمان است و نگهداری آن‌ها برایمان حیاتی است. ممکن است این برگه‌ها برای دیگران کاغذ پاره به نظر برسد اما برای ما به‌قدری مهم است که باید در مکان به خصوصی از آن‌ها نگهداری کنیم. تهیه سامانه مناسب برای دسته‌بندی و ساماندهی این اسناد، نیازمند فکر و طراحی است. شاید با خودتان فکر کنید چه اشکالی دارد همه این اسناد را یکجا و در یک پوشه نگه‌داریم؟ ممکن است این کار در کوتاه‌مدت هیچ ایرادی نداشته باشد، اما در بازه زمانی وسیع‌تر، باعث سردرگمی شما در پیدا کردن سند موردنظرتان خواهد شد.
اگر کمی وقت بگذارید و تلاش کنید تا سامانه مناسبی برای نظم دهی به این اسناد تهیه کنید، مسلماً نگرانی و سردرگمی شما در پیدا کردن برگه‌های مهمتان کاهش می‌یابد. در ادامه این مطلب با ما همراه باشید تا نکاتی را درباره تهیه این سامانه مناسب برای شما توضیح دهیم.
ساده شروع کنید
سامانه اسناد شما قرار است یک بایگانی یا بانک اطلاعاتی باشد. این بایگانی به این منظور طراحی‌شده تا شما را از سردرگمی نجات دهد پس نباید باری به نگرانیهای شما اضافه کند.
از رنگ‌های مختلف استفاده کنید
از پوشه، زبانه و برچسب در رنگ‌های مختلف استفاده کنید تا بایگانی شما به اثری هنری تبدیل شود و البته به‌راحتی بتوانید موضوعات و عناوین مختلف را پیدا کنید. همچنین با تهیه اکسپندینگ فایل اسناد و مدارک دسته بندی شده خود را به راحتی با خود حمل کنید.
قفسه یا کمد مناسب تهیه کنید
اسناد و مدارک شما قرار است در این وسیله نگهداری شوند پس باید قفسه یا کمد باکیفیتی تهیه کنید. سامانه بایگانی شما احتمالاً به‌تدریج سنگین‌تر و بزرگ‌تر می‌شود و یک کمد ظریف نمی‌تواند این بار را تحمل کند. حتی اگر این کمد نشکند، ممکن است کشوهای آن به دلیل سنگینی بیش‌ازحد، به‌سختی بازشوند یا حتی اصلاً باز نشوند. کمد یا قفسه موردنظر باید در حد و اندازه اسناد و نیازتان باشد. لازم نیست حتماً کمدی انتخاب کنید که شبیه کمد بایگانی اداره‌ها است. بسیاری از کمدهای اداری، بزرگ‌تر از نیاز شما و متأسفانه بسیار زشت هستند.
اسناد مهم را در مکان مطمئن نگهداری کنید
مدارک مهمتان را جایی نگهداری کنید که اطمینان دارید کاملاً ایمن است و البته باید بتوانید هر زمان که می‌خواهید به آن‌ها دسترسی پیدا کنید. در ادامه فهرستی از اسناد و مدارک مهم را برای شما مهیا کرده‌ایم که باید در مکانی مطمئن نگهداری شوند.
- برگه خرید و سند اتومبیل
- شماره‌حساب‌های بانکی
- گواهی تولد و شناسنامه
- مدارک بانکی
- سند مالکیت املاک
- رسیدهای مهم
- توافقنامهها و دستورالعمل‌های مهم
- بیمه‌نامه‌ها
- سند ازدواج
- پیشینه پزشکی
- وثیقه و سند رهن
- گذرنامه‌ها
- مدارک تحصیلی و دانشنامه‌ها
- قرارداد خدمات (قرارداد شغلی)
- اظهارنامه‌های مالیاتی 5 سال اخیر
- ضمانت‌نامه محصولات و خدمات
- وصیت‌نامه‌ها
برخی از این دسته‌بندی‌ها، پوشه مخصوص خودشان را می‌طلبند و برخی دیگر مانند دسته چک و مدارک بانکی را می‌توانید باهم در یک پوشه و یا کیف مدارک بگذارید. اگر فکر می‌کنید که برخی از اسنادتان از دیگر مدارک خیلی مهم‌تر هستند، نسخه اصلی‌شان را در گاوصندوق نگهداری کنید و رونوشت آن‌ها را در بایگانی قرار دهید.
دسته‌بندی‌ها را عمومی انتخاب کنید
یکی از اشتباهات افراد در طراحی سامانه‌های بایگانی اسناد، بیش‌ازحد اختصاصی کردن دسته‌بندی‌هاست. مثلاً پوشه‌ای به نام «مقاله‌های محیط زیست» می‌سازید؛ اما این پوشه با دیگر دسته‌بندی‌های بایگانی شما همخوانی ندارد. مگر آنکه این پوشه به‌اندازه پایان‌نامه تحصیلات تکمیلی یا حتی رساله دکتری شما اهمیت داشته باشد و بخواهید اسناد مربوط به آن هیچ جای دیگری پیدا نشود. لازم است بدانید که اگر این رویه اختصاصی کردن دسته‌ها در بایگانی‌تان ادامه پیدا کند، به‌زودی در میان انبوهی از پوشه‌ها و پرونده‌ها گم می‌شوید. بهتر است بایگانی‌تان را با دسته‌بندی‌های کم و عمومی طراحی کنید.
هرگز همه اسناد و برگه‌هایتان را در یک سبد نگذارید
خانم Stephanie Culp، کارشناس اداری و سازمانی، رویکردی درباره دسته‌بندی اسناد شرح داده و می‌گوید باید برگه‌هایتان را در 4 سبد مختلف علاوه بر سبد کاغذهای باطله، قرار دهید.
1. سبد اسنادی که باید پردازش شوند: سبد سیمی انتخاب کنید که داخل آن معلوم باشد.
2. سبد اسنادی که باید پرداخت شوند: برای این اسناد هم از سبد سیمی استفاده کنید.
3. سبد اسنادی که باید بایگانی شوند: از یک سبد حصیری بزرگ استفاده کنید.
4. سبد اسنادی که باید خوانده شوند: از یک سبد حصیری بزرگ‌تر و ترجیحاً دسته‌دار استفاده کنید.
همچنین پیشنهاد می‌کند سبد شماره 1 را روی سبد شماره 2 بگذارید. سبد شماره 3 را هم زیر میزتان قرار دهید چون اولویت با دو سبد قبلی است. بهتر است سبد 4 را در اتاق مطالعه یا کار بگذارید تا هر وقت موقعیت مناسبی پیش آمد، به مطالعه محتویاتش بپردازید.
جعبههای بایگانی پاپکو، به شما در مدیریت و طبقه بندی اسناد کمک می‌کند.
بایگانی کردن اسناد و برگه‌های اداری‌تان را به عادت تبدیل کنید
در طی هفته، زمانی را به تخلیه سبد 3 اختصاص دهید و اسناد آن را بایگانی کنید. این کار حدوداً 15 تا 20 دقیقه زمان می‌برد.
بایگانی‌تان را بعد از مدتی تعدیل کنید
مدتی بعد از طراحی این سامانه، به بایگانی خود نگاهی بیندازید. معمولاً در این موقعیت با پوشه‌ای مواجه می‌شوید که اصلاً مورداستفاده قرار نگرفته یا بالعکس بیش‌ازحد پر است. اگر پوشه موردنظر شما تقریباً خالی است، دسته‌بندی عمومی‌تری برای آن انتخاب کنید. اگر با پوشه‌ای مواجه شدید که بیش‌ازحد بزرگ است، زیرشاخه‌های متعددی برای آن دسته‌بندی تعیین کنید. این زیرشاخه‌ها می‌توانند بر اساس تاریخ یا موضوع انتخاب شوند.
منبع: dummies