نسخه ای برای کارمندان فراموشکار!

اگر شما بر این باورید که داشتن یک دفتر برنامه ریزی به موفقیت سازمان شما کمک نخواهد کرد، این مقاله برای شماست...

مقدمه

پلنر، من را با موقعیت ها و فرصت های روشنی آشنا کرده تا به راحتی بتوانم مهارت هایم را افزایش داده و در حرفه خود پیشرفت کنم. با بیشتر و گسترده شدن مهارت ها، ابزارهای بسیاری برای کمک به کسب و کار سازمان خود به دست آورده و خلاقیت بیشتری در کار دارم. بنابراین می خواهم تجربیاتم هنگام استفاده از پلنر را با شما در میان بگذارم.

من هم مانند شما یک کارمند هستم با مشغولیت های کاری و ذهنی که ممکن است به بسیاری از کارهای خود نرسم یا آنها را فراموش کنم. امیدوارم این تجربیات انگیزه ای باشد برای با موفقیت به اتمام رساندن تمامی کارها و رسیدن به همه اهداف شما همکاران گرامی من...

خودتان را آماده کنید!

من به طور کلی همه مشغله های شما را درک می کنم. می دانم که سرتان به قدری شلوغ است که ممکن است بسیاری از کارها را فراموش کنید. ممکن است تماس ها، کاغذها و نامه ها، جلسات و ... برای شما وقت زیادی نگذارد اما آماده شوید تا به جنگ فراموش کردن خود و بعضی کارها بروید. بنابراین درون پلنر علاوه بر کارهای محیط کار، کارهای شخصی را یادداشت کنید تا یادآوری شود که مهم تر از هر چیز خودتان هستید. اولین قدم من برای شروع پلنرنویسی دوست داشتن خودم بود!

مزایای برنامه ریزی

اول از همه درباره فواید پلنرنویسی در محیط کار تحقیق کردم و متوجه شدم که مزایای زیادی دارد و به کار و زندگی من کمک بسیاری خواهد کرد. من چند مزیت برنامه ریزی را به شما خواهم گفت:

• برنامه ریزی با تعیین اهداف آغاز می شود.
• این اهداف را برای فعالیت های مختلف مورد بررسی قرار می دهد.
• در واقع، برنامه ریزی اهداف را واضح و مشخص تر می کند.
• پلنر نویسی کمک می کند تا تمرکز و توجه کارکنان به اهداف سازمانی بیشتر شود.
• بدون برنامه ریزی یک سازمان راهنما ندارد.
• بنابراین، برنامه ریزی نظم و عقلانیت به سازمان می دهد.

پلنر را به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه استفاده کنید.

اکثر پلنرها دارای بخش های ماهانه، هفتگی و روزانه هستند که من در آنها مناسبت های سال یا رویدادهای ویژه را یادداشت می کنم. به عنوان مثال تولد دوستانم، روز پدر و مادر یا عروسی دوستان و آشنایان ...

اما باید بدانید که یکی از دلایل موفقیت پلنرنویسان این است که در ابتدا اهداف و کارهای ماهانه را یادداشت می کنند، سپس به پر کردن جداول هفتگی می پردازند. دلیل این است که شما زمانی که می خواهید اهداف ماهانه را بنویسید به آنهایی که برایتان بزرگتر است فکر می کنید و روی کاغذ می آورید و با دیدن آنها در هر روز ماه تلاش می کنید تا به آنها برسید. من اول از همه این کار را انجام دادم و واقعا در رسیدن به اهداف کمک بزرگی برای من بود. علاوه بر اینها من هر کار مهمی که در روز نیاز به یادآوری باشد را می نویسم و در آخر روز همه کارهایی که انجام داده ام.

شاید باورتان نشود من اگر به پلنرم نگاهی نکنم، فراموش می کنم که باید روزهای زوج به کلاس زبان بروم و روزهای فرد به باشگاه! بنابراین مجبورم هر روز را از قبل یادداشت کنم تا یادآوری شود.

رنگارنگ بنویسید.

یکی از مواردی که انگیزه من را در پلنرنویسی بیشتر کرد رنگی بودن نوشته ها و استیکرهاست. ممکن است انجام این کار از حوصله شما خارج باشد اما حتما امتحان کنید و نتیجه عملکردهای خود را ببینید. از لحاظ علمی ثابت شده است که یادداشت های مداوم از کارها و برنامه هایتان شما را کارمندی هدفمند و منظم خواهد کرد که همواره در حرفه خود در حال پیشرفت خواهید بود. حال تصور کنید برنامه های خود را با خودکار، ماژیک یا مدادهای رنگی در کنار استیکرها نوشته یا رسم کرده اید، مطمئن باشید که این پلنر رنگی و شاد به شما انگیزه لازم برای به ثمر رساندن تمامی یادداشت های روزانه خواهد داد.

من اگر کارهایی برایم مهم باشد، آنها را می نویسم، جلوی آنها یک مربع ترسیم کرده و پس از انجام دادن تیک می زنم. مهم ترین آنها را با مارکر علامت می زنم تا بهتر و قوی تر یادآوری شود.

اینها توصیه من به شماست زیرا رنگی بودن پلنر مرا به وجد آورده و با خود می گفتم: " چطوری دلم میاد این کارا رو نکنم و به هدفم نرسم؟ " پس برای نظم و برنامه ریزی هدفمند تلاش کردم.

نامه احساسی برای خود بنویسید.

همه ما از آنجایی که به سخت گرفتن به خودمان عادت داریم، نیاز است به خودمان یادآوری کنیم که عالی هستیم. هر یادآوری که به شما کمک می کند تا روزی بهینه و مثمر ثمر داشته باشید را درون پلنر بنویسید. اگر نیاز دارید که بشنوید شجاع هستید، درون دفتر خود بنویسید که چقدر شجاع هستید. کاری کنید که تا آخر روز احساس خوب و اعتماد به نفس زیادی کسب کنید. من کسی هستم که دوست دارم بشنوم آدم موفقی بوده و به موفقیت های بزرگی می رسم. بنابراین در برگه های یادداشت پلنر جمله های انگیزشی می نویسم یا اینکه اگر در کاری موفق هستم برای خود می نویسم یا اگر برای هدفی تلاش می کنم می نویسم " حتما موفق خواهی شد! " یا " تو می تونی! "

به خودتان جایزه دهید.

تنها یادداشت کارهای روزانه کافی نیست؛ بلکه باید در آخر هر ماه عملکرد خود را ارزیابی کنید. این کار باعث می شود تا سعی کنید ماه های بعد امتیاز بیشتری از این ارزیابی به دست آورید. برای ارزیابی و امتیاز به خود بازه های عددی و هدیه های مختلف در نظر بگیرید تا در پایان ماه بر اساس امتیازی که به فعالیتتان می دهید، به خود جایزه بدهید. در پلنر من آخر ماه یک جدول امتیازدهی دارد که مرا مشتاق به گرفتن امتیاز در صورت میزان فعالیت بالای روزانه می کند و وقتی جایزه در نظر بگیرم، انگیزه و ذوق بیشتری برای آن خواهم داشت.

نقل قول یا خاطرات روزانه خود را یادداشت کنید.

اگر شما هم مانند من یک کارمند باشید، می دانید که ما برخی از وقایع روزانه را به دلیل مشغله های ذهنی زود فراموش می کنیم. من برای جلوگیری از این کار در قسمت های یادداشت پلنر اتفاقات مهم و دوست داشتنی خود را یادداشت می کنم و اگر همان لحظه قادر به نوشتن نباشم اول روی نوت گوشی به صورت خلاصه ثبت کرده و در پایان روز آنها را به پلنر منتقل می کنم. اینکه من دارای یک دفتر باشم که تمامی یادداشت ها را بتوانم در آن ثبت کنم برای من ملاکی مهم است. همچنین پس از مدتها دیدن آن دفتر با رنگ های شاد و اتفاقات برایم لذت بخش و مفرح خواهد بود.

ثبت لحظات به یاد ماندنی و نقل قول های زیبایی را که در طول روز به آن بر می خورید را فراموش نکنید.

کتابهایی که خوانده اید/فیلم هایی که دیده اید

برای من بارها پیش آمده که کتابی را تا نصفه خوانده و بعد به یاد آوردم که آن را سالهای پیش خوانده بودم یا همین موضوع برای تماشای فیلم نیز پیش آمده است. اگر می خواهید یک یادآور داشته باشید که دیگر موردی اینچنینی پیش نیاید، کتابهایی که خوانده اید و فیلم هایی که دیده اید را در جدول های مخصوص به آنها بنویسید.

بیشتر پس انداز کنید.

آیا می دانستید با نوشتن هزینه ها می توانید مقدار قابل توجهی از هزینه های اضافی را کم کنید و بیشتر پس انداز کنید؟ زمانی که شما خرج های ماهیانه را می نویسید، دخل و خرج خود را در دست می گیرید و بهتر می توانید هزینه ها را کنترل کنید. من با نوشتن هزینه ها درک بهتری از وضعیت مالی خود دارم و اگر احساس کنم که ممکن است تا آخر ماه پس انداز کمتری داشته باشم، در خرج کردن احتیاط کرده و تنها برای کالا یا خدمات ضروری هزینه می کنم. بنابراین حتما از جدول هزینه های پلنر خود استفاده و برای آن برنامه ریزی کنید.

جلسات را یادآوری کنید.

در قسمت کارهایی که باید در این ماه انجام دهید می توانید جلسات در طول ماه را علاوه بر کارهای دیگر یا یادآوری های شخصی یادداشت کنید تا با هربار نگاه کردن به آنها به هیچ عنوان این جلسات را فراموش نکنید.

استیکر

یکی از لذت بخش ترین قسمت های پلنرنویسی برای من چسباندن استیکرهاست. یادآوری های بصری برای همه انسان ها لذت بخش و دوست داشتنی است و من هم یکی از آنها... دیدن استیکرها علاوه بر چسباندن به من حس خوبی می دهد و حتی پس از اتمام پلنر یادآوری کارها به صورت تصویری می تواند خاطره های خوبی برای ما به ارمغان بیاورد.

خطاب به مدیران محترم: در صورتی که پلنری به کارمندان خود هدیه دهید، یک معامله برد-برد خواهید داشت!

لطفا شما هم نظرات خود را درباره پلنر نویسی، تجربه یا توصیه ای برای دیگران با ما در میان بگذارید.