گاهی بین شلوغی و آشفتگی اسناد و قراردادهای کاری، تحصیلی و تعهدات خانوادگی ممکن است که اسناد و مدارک ما نا منظم و یا حتی گم شوند. هنگامی که زمان پرداخت صورتحساب، مراجعه به یک قرارداد یا اوراق وام است، این هرج و مرج حتی بیشتر و بیشتر می شود. خبر خوب این است که در واقع ترفندهایی وجود دارد که می توانید برای سازماندهی اسناد خود استفاده کنید. وقتی آموختید که چه چیزی را نگه دارید، چگونه آن را سازماندهی کنید و چگونه از آن محافظت کنید، ممکن است احساس کنید که برخی از استرس ها از بین رفته است. ما در این مقاله قصد داریم با معرفی گام هایی آسان به چگونگی سازماندهی اسناد و مدارک و در نهایت بایگانی آن بپردازیم. برخی از محصولات معرفی شده در این مطلب را می توانید با کلیک روی آن مشاهده و خریداری کنید.

1.       سازماندهی اسناد و برگه ها

•         از کازیه استفاده کنید.

طبقه بالای کازیه را برای اسنادی که باید فورا بخوانید در نظر بگیرید. طبقه دوم آن را برای اسنادی که می تواند چند روز صبر کند، برچسب بزنید. طبقه سوم را برای اسنادی که می توانید فایل کنید و غیره در نظر بگیرید. کازیه را روی میز کار خود و در دسترس خود قرار دهید.

ـ اوراق و برگه های خود را دسته بندی و در پوشه کیسه ای (کاور کاغذ) نگهداری کنید. برای اسناد مهم و ضروری، اسناد حقوقی، صورت حساب های بانکی و فرمهای مالیاتی طبقات جداگانه تهیه کنید. اسناد فوری و موقتی را از سایر برگه ها جدا کنید.

ـ برای آنکه بدانید هر طبقه شامل کدام اسناد است، روی هر طبقه یک لیبل بچسبانید.

•          از پوشه فایل استفاده کنید.

پوشه های زبانه دار به شما این امکان را می دهند تا نام هر پرونده را در زبانه آن بنویسید. در چیدمان نیز ابتدا یک پوشه با زبانه سمت چپ بگذارید، سپس یک پوشه با زبانه مرکزی برای پرونده دوم و یک پوشه با زبانه سمت راست برای پرونده سوم. این کار باعث می شود که پرونده ها راحت تر پیدا شوند.

ـ پرونده های خود را با رنگهای مختلف کدگذاری (color coding) کنید. می توانید با استفاده از پوشه های زبانه دار سمیناری و یا برچسب های رنگی این کار را انجام دهید. پوشه های کدگذاری شده به شما کمک می کنند تا برگه های مورد نظر خود را به سرعت پیدا کنید.

ـ به عنوان مثال، می توانید پرونده های مربوط به خانه خود را به رنگ سبز، پرونده های کاری خود به رنگ قرمز و پرونده های کاری شریک زندگی خود به رنگ آبی دسته بندی کنید.

•          از پوشه آویز استفاده کنید.

اگر بیش از ده پرونده دارید، پوشه های آویز را خریداری کنید تا بتوانید پرونده های خود را در دسته بندی های منظم و منطقی قرار دهید. به عنوان مثال، می توانید سه پرونده مالیاتی اخیر خود را در یک پوشه آویز یا پرونده های وام را در یک پوشه دیگر تنظیم کنید.

•          از جعبه بایگانی استفاده کنید.

برای نگهداری پروژه های هنری بچه ها، تکالیف و کارت های گزارش از جعبه بایگانی استفاده کنید. برای هر سال مدرسه هر کودک یک جعبه بخرید. جعبه هایی را انتخاب کنید که از جنس پلاستیک و در مقابل آب مقاوم باشد. به این ترتیب می توانید دستخط، کارنامه، لوح های تقدیر و به طور کلی خاطرات فرزندانتان را نگهداری کنید.

•          از زونکن استفاده کنید.

اگر دانش آموز یا دانشجو، معلم یا استاد دانشگاه و یا نویسنده باشید، زونکن یک گزینه خوب است. برای سازماندهی و بایگانی مقالات، جزوات، پیش نویس ها و یادداشت ها از زونکن استفاده کنید. برای جدا کردن برگه های مختلف از ایندکس (جداکننده) استفاده کنید.

•          از ایندکس سالیانه برای بایگانی برگه های مالیات، صورتحساب و وام استفاده کنید.

فرم های مالیاتی را بر اساس سال مرتب کنید و برگه های صورتحساب و وام را براساس ماه. قدیمی ترین برگه ها را در پشت ایندکس سالیانه قرار دهید. پرونده های سالانه باید در پشت پرونده ها قرار بگیرند، زیرا نیازی به مراجعه به آنها در اغلب موارد نیست. پرونده های مرتب شده بر اساس ماه را در قسمت جلویی قرار دهید. بدین ترتیب دسترسی سریع و راحت تری ایجاد می شود.

•          از ایندکس الفبایی برای بایگانی پرونده های مشتری یا پرونده های موضوعی استفاده کنید.

اگر با نام های مختلف سر و کار دارید، ایندکس الفبایی را بر اساس نام خانوادگی افراد یا نام های تجاری مرتب کنید. در بایگانی موضوعی نیز بسته به تعداد مشتریانی که مشاغل مشابه دارند، می توانید هر ایندکس را به یک حرف اختصاص دهید. به عنوان مثال، شما می توانید افراد و مشاغل مختلف را در پوشه های جداگانه نگهداری کنید.

2.       نگهداری اسناد و برگه ها

•          اسناد مهم را در صندوق امانات نگه دارید.

صندوق های امانات خارج از خانه، مدارک خاص و اسناد مهم را از آتش سوزی، دزدی و بلایای طبیعی که می تواند برای خانه شما اتفاق بیفتد، ایمن نگه می دارد. اکثر بانک ها صندوق های امانات خود را با پرداخت هزینه های مناسب اجاره می دهند.

•          یک کشو فایل نسوز بخرید.

از کشو فایل یا کمد فایل برای بایگانی اسنادی استفاده کنید که در نهایت خرد یا بازیافت خواهد شد. اما دقت کنید که همه کشو فایل ها اسناد شما را از آتش سوزی محافظت نمی کنندکمدهای نسوز گران تر هستند، اما ارزش سرمایه گذاری دارند.

•          اسناد مهم خود را اسکن کنید.

حتی اگر تصمیم دارید نسخه های کاغذ را برای هیشه نگه دارید، تهیه نسخه پشتیبان الکترونیکی ایده خوبی است. اسناد خود را به صورت PDF اسکن کنید.

ـ به عنوان یک گزینه جایگزین، می توانید از اسناد خود عکس بگیرید. اما تنها در صورتی این کار را انجام دهید که دوربین شما از وضوح تصویر کافی برخوردار باشد.

•          با گذاشتن رمز عبور، از اسناد و مدارک اسکن شده خود محافظت کنید.

پسوردی انتخاب کنید که علاوه بر آنکه به راحتی می توانید به خاطر بسپارید، هک کردن آن دشوار باشد. از در نظر گرفتن تاریخ تولد، سالگردها یا نام فرزندان خودداری کنید. گذرواژه هایی را انتخاب کنید که حاوی حروف بزرگ، حروف کوچک، اعداد و نمادها باشند. به شماره ها یا نمادهایی فکر کنید که می توانند جایگزین حروف شوند.

ـ برای امنیت بیشتر، رمز عبور خود را هر سه تا شش ماه تغییر دهید.

•          اسناد و برگه های اسکن شده خود را در یک هارد اکسترنال ذخیره کنید.

ـ پس از تهیه نسخه پشتیبان از اسناد و اوراق خود، هارد دیسک را در یک گاوصندوق نسوز ذخیره کنید.

امیدواریم این مطلب برای نگهداری اسناد و مدارک شما مفید و کاربردی بوده باشد. نظرات خود را در مورد این موضوع در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید. چرا که در قسمت بعدی این مقاله به دو گام دیگر خواهیم پرداخت. پس با ما همراه باشید.