همه چیز درباره برگزاری سمینار!

نوشته شده در تاریخ4 سال پیش توسط آذین نوراللهی

به طور کلی سمینارها استراتژی و ابزارهای خاص خود را دارند که مستلزم این هستند که رعایت شوند تا به خوبی برگزار شوند. پک های سمیناری یکی از ابزارهایی است که روش های لازم برای رسیدن به موفقیت را در اختیار شما قرار می دهد تا شما با هر عنوان شغلی در کار خود شخصی موفق باشید.

اینکه آیا این اولین یا صدمین سمینار شماست، تفاوتی ندارد همیشه یک سمینار موفق با تهیه یک چک لیست مفید و برنامه ریزی پیش می رود.

برای اینکه اطمینان حاصل کنید کم و کسری ندارید، از این لیست 16 مرحله ای برای برگزاری سمینار موفق استفاده کنید. در هر مرحله فرآیندهای برنامه ریزی سمینار را استفاده کنید تا استرس خود را کاهش دهید و اطمینان حاصل کنید که هیچ جزئیاتی فراموش نمی شود.

برنامه ریزی سمینار خود را در اسرع وقت شروع کنید.

هنگامی که قرار حتمی سمینار را دریافت کردید (حداقل چهار تا شش ماه قبل از شروع آن)، باید کارهای زیر را شروع کنید. هر چه زودتر بتوانید این کارها را در لیست برنامه ریزی سمینار خود بررسی کنید، بهتر است!

1. اهداف و مقصود خود را تعیین کنید.

هدف سمینار خود را یادداشت کنید.
اهدافی را برای کسانی که می خواهید حضور داشته باشند یا به صورت زنده سمینار شما را تماشا کنند، تعیین کنید.
یک هدف سودمند و مفید مشخص کنید.

نحوه برگزاری سمینار

2. بودجه ای عظیم را یکجا کنار بگذارید.

قیمتی را برای بلیط ورودی به سمینار در نظر بگیرید.
تمام جزئیات مالی را بررسی کنید.

3. تاریخ را انتخاب کنید.

دو تاریخ انتخاب کنید. ( یک تاریخ بهینه و یک تاریخ دوم به عنوان پشتیبان، زیرا ممکن است مجبور شوید مکان یا هر چیز دیگری را تغییر دهید و تاریخ نیز تحت تاثیر قرار گیرد. )

4. یک مکان، محل جلسه و فروشندگان را انتخاب کنید.

موقعیت جغرافیایی ایده آل برای سمینار را انتخاب کنید و مکانهای موجود برای جلسه های قبل از آن را مشخص کنید.
تخمین بزنید که چه تعدادی از افراد در سمینار شما شرکت خواهند کرد.
بررسی کنید که محلی که برای جلسه پیدا کرده اید دارای تجهیزاتی مانند WiFi و ... است یا خیر!
مطمئن شوید که شرکت کنندگان محل انتخابی شما را ترجیح می دهند و در آنجا احساس راحتی می کنند.
قبل از امضا قرار داد این سوالات را بررسی کنید و به یک جواب برسید.

5. تحقیق درباره سخنرانان

با شناسایی سخنرانانی که در سمینارهای مشابه صحبت کرده اند، شروع کنید.
مذاکرات ضبط شده آنها را تماشا کنید و ایده آل های خود را در نظر بگیرید.
سوالات خود را (درباره تاریخ، جبران خسارت، نوع یا مدت زمان سخنرانی) مطرح کنید و به یک نتیجه کلی برسید.

نحوه برگزاری سمینار

6. جستجوی اسپانسر خود را شروع کنید.

نوع فعالیت های اسپانسر را پیشنهاد دهید.
درباره اسپانسرهایی که با سمینارهای مشابه شما و برندتان قرار داد دارند، تحقیق کنید تا به مخاطبان مورد نظر خود دسترسی پدا کنید.
لیستی از گزینه های برتر خود تهیه کنید و شروع به ارسال ایمیل سرد کنید.

7. کارهای مربوط به سخنران ها را نهایی کنید.

هزینه های سخنران ها و قرار دادها را نهایی کنید.
عکس ها و اطلاعات شخصی آنها را دریافت کنید.
وسایل راحتی و گردش برای آنها ترتیب بدهید.

8. امور مالی را سازماندهی کنید.

یک تکنولوژی برای خرید بلیط یا ثبت نام انتخاب کنید.
مبلغ کمک های مالی و سهم اسپانسرها را نهایی کنید.

نحوه برگزاری سمینار

9. وب سایت سمینار خود را طراحی کنید.

ابتدا تصمیم بگیرید که آیا به یک وب سایت نیاز دارید یا ترافیک مستقیم به صفحه ثبت نام خود دارید...
اگر به وب سایت احتیاج دارید، با متخصصان در زمینه طراحی صحبت کنید.
پس از صحبت با متخصصان وب، سایت خود را (در صورت داشتن) به روز کنید یا یک سایت جدید ایجاد کنید.
بررسی کنید که سایت شما می تواند از افزایش ترافیک برخوردار باشد و ترافیک لازم برای افزایش فروش را بررسی کنید.
اطمینان حاصل کنید که سایت شما بهینه شده است. (در دستگاه ها و مانیتورهای متفاوت صحیح نشان داده شود.)

10. تبلیغات را شروع کنید.

یک سند پیام رسانی مطابق با نام تجاری خود ایجاد کنید.
تبلیغات سمینار خود را در برنامه های ایمیل و شبکه های اجتماعی خود بگنجانید.
سمینار خود را در تقویم رویدادهای آنلاین ثبت کنید.
فیلم های تبلیغاتی ایجاد کنید تا در رسانه های اجتماعی به اشتراک بگذارید.
اگر به کمک نیاز دارید به سایت ما مراجعه کنید و این مطلب را درباره نحوه برگزاری سمینار بخوانید.

11. جزئیات محل برگزاری را نهایی کنید.

با یک مسئول تدارکات کار کنید.
نیازهای امنیتی را کنترل کنید و برای آنها برنامه ریزی کنید.
درخواست مجوز فراموش نشود.

نحوه برگزاری سمینار

12. دستور کار سمینار خود را تهیه کنید.

برنامه سمینار خود را سازماندهی کرده و تصمیم بگیرید که چه زمانی و چه کسی صحبت خواهد کرد.
فراموش نکنید که به شرکت کنندگان خود استراحت بدهید!
پس از اتمام پیش نویس برنامه فعالیت ها، آن را برای تصویب با تصمیم گیرندگان سمینار به اشتراک بگذارید.

13. متقاضیان علاقمند را متقاعد کنید.

ارسال ایمیل ها را طی سه تا چهار هفته آینده انجام دهید تا افراد بدانند که زمان محدودی برای ثبت نام دارند.
تبلیغاتی را برای کسانی که ثبت نام یا خرید را نصفه انجام داده اند، در نظر بگیرید.

14. متون و برنامه زمانی را نهایی کنید.

اطمینان حاصل کنید که همه برنامه یکسانی دارند.
به متن های سخنرانان پایان دهید.

15. پک های سمیناری برای تبلیغات و معرفی شرکت یا سازمان خود در نظر بگیرید.

ست های سمیناری را از لوازمی انتخاب کنید که هم تبلیغات و بروشورهای شما داخل آنها جای گیرد و هم پس از سمینار برای شرکت کنندگان ارزنده باشد.
در زمان برگزاری سمینار پک های سمیناری را که با بروشور، خودکار، کاغذ یادداشت، سی دی های آموزشی و ... تجهیز کرده اید، بین شرکت کنندگان پخش کنید. بزودی پک های سمیناری موجود می شود و شما می توانید آنها را خریداری کنید.

در ضمن شما می توانید محصولات سمیناری را به صورت جداگانه از دسته بندی کیف ها، پوشه ها، کلیربوک ها، اکسپینگ فایل و دفاتر تهیه کنید.