چرا مدیران موفق از اتوماسیون اداری استفاده می کنند؟

برای بسیاری از مسئولان سازمان ها، ادارات و شرکت ها سریع پیش رفتن کارهای روزمره و صرف زمان کمتری برای انجام مکاتبات و رسیدگی به نامه ها و درخواست های ارسالی از اهمیت بسیاری برخوردار است. از این رو سیستمی برای رفع این مشکلات ایجاد شده است.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون (Office Automation ) برقراری ارتباط بین اطلاعات سیستم های کامپیوتری موجود در یک سازمان جهت انتقال داده ها، درخواست ها، مکاتبات و نامه ها و به منظور یکپارچه سازی عملیات و امور اداری با استفاده از یک نرم افزار نصب شده بر روی سیستم ها بوده که این ارتباط با کمک شبکه برقرار می گردد.

به کار بردن یک سیستم اتوماسیون اداری، مزایای زیادی علاوه بر صرفه جویی در وقت، بهره ور شدن ادارات، کم کردن تمامی هزینه ها و پیشبرد اهداف مدیریتی و سازمانی دارد که به صورت جزئی تر به آنها می پردازیم:

• به حداقل رساندن استفاده از کاغذ برای نامه ها و مکاتبات (در نتیجه کمک به حفظ محیط زیست) : زمانی که شما با استفاده از اتوماسیون نامه ها و مکاتبات خود را ارسال کنید این سیستم علاوه بر اینکه موجب حذف کاغذ می شود با حداکثر سرعت و در حداقل زمان نامه ها و مکاتبات را به مقصد رسانده و در کارتابل شخص مورد نظر قرار می دهد.

• امکان ذخیره داده ها در پایگاه داده و دسترسی سریع و آسان به آنها: به دلیل اهمیت اطلاعات سازمان ها و ادارات باید مجموعه این بانک های اطلاعاتی با روش و در فضایی مطمئن ذخیره شوند که این امکان توسط اتوماسیون اداری به خوبی انجام شده و تمامی مسئولین اداری در هر لحظه می توانند به انواع اطلاعات و محتواها دسترسی پیدا کرده و تغییرات و ذخیره سازی روی آنها انجام دهند.

• دسته بندی و مدیریت داده ها: تمامی داده های مهم و اساسی اداری توسط نرم افزار اتوماسیون اداری در دسته بندی های مخصوصی قرار می گیرند و به دلیل همین نظم و یکپارچگی شما دسترسی سریع و آسان تری به اطلاعات خواهید داشت.

• صرفه جویی در هزینه، زمان و نیروی انسانی: دو مورد قبل به سرعت دسترسی به کارها اشاره می کند که در کنار آن می توان گفت که شما اگر بخواهید یک نامه را به صورت کاغذی به بخشی از سازمان خود ارسال کنید، در اولین قدم باید سربرگ را روی یک کاغذ چاپ کنید و نامه را بنویسید در پاکت قرار داده و توسط شخص دیگری به مخاطب آن را برسانید و منتظر باشید که جواب نیز با همین پروسه به دست شما برسد. در صورتی که شما در اتوماسیون یک سربرگ پیش فرض در نظر می گیرید و فقط کافی است که متن ارسالی را تایپ کنید، مخاطب را انتخاب کرده و روی گزینه ارسال کلیک کنید، به همین سرعت نامه شما به بخشی از سازمان ارسال می شود. بنابراین شما کاغذی مصرف نکرده و هزینه ای را پس انداز می کنید، به دلیل سرعت بالای سیستم نامه سریع تر ارسال شده و از وقت نیز استفاده بهینه کرده اید، برای ارسال نامه نیاز به شخصی سومی برای حمل نامه نخواهید داشت و در استفاده از منابع انسانی صرفه جویی خواهید کرد. در نتیجه اتوماسیون اداری باعث سوددهی بیشتر برای مجموعه و بهبود فرآیند اداری می شود.

• دقیق و نکته سنج بودن نرم افزار اتوماسیون اداری: بدون شک سیستم ها در دقت انجام کارها با ذهن انسان قابل قیاس نیستند زیرا ماشین های اداری و محاسباتی با دقتی فوق العاده و بیشترین قدرت محاسباتی در کمتر از یک ثانیه بدون اشتباه تعداد بسیار زیادی کار انجام دهد. نرم افزار اتوماسیون نیز امور اداری را با دقت و سرعت بالا به ثمر می رساند، بنابراین از آنجایی که اطلاعات یک سازمان از اهمیت بسیاری برخوردار بوده و کار با آنها حساس و حیاتی است بهتر است از یک سیستم مانند اتوماسیون اداری استفاده کنید.

• دسترسی آسان به بانک اطلاعاتی: همانطور که قبلا توضیح داده شده است شما می توانید به بانک اطلاعاتی خود متصل شوید و اطلاعاتی نیز ذخیره کنید. علاوه بر اینها کسانی که دسترسی داشته باشند اعم از مسئولان و کارمندان می توانند به راحتی به تمامی اطلاعات مانند فایل های متنی، صوتی و تصویری دسترسی داشته و عملیات یا تغییرات مورد نظر خود را روی آنها انجام دهند.

• پیگیری و تبادل لحظه ای اطلاعات و داده ها: سیستم اتوماسیون اداری تنها با اتصال به یک شبکه LAN و همه سیستم های کامپیوتری یک سازمان می تواند به کارکنان و مدیران اجازه تبادل و ارسال اطلاعات و داده ها را به آسانی بدهد.

• حذف دفترهای حجیم و سنگین دبیرخانه ها: زمانی که مکاتبات و ارسال درخواست ها از طریق این نرم افزار انجام گیرد، تمامی آنها روی سیستم شما ذخیره می گردد و نیازی به پر کردن دفاتر اندیکاتور در دبیرخانه ها نیست.

• درج و نگهداری اسناد و سوابق با حجم کم، امنیت بالا و دسترسی سریع و راحت: در نرم افزار اتوماسیون اداری تمامی مدارک و سوابق کارکنان در حجم کمتر و امنیت اطلاعاتی بالا ذخیره می گردد و هر زمان که نیاز به آنها داشته باشید، به سرعت به آنها دسترسی پیدا خواهید کرد.

• مدیریت متمرکز و شفافیت در روند گردش اسناد: مدیریت متمرکز به این معناست که به عنوان مثال ادمین نرم افزار اتوماسیون اداری که به تمامی قسمت های آن دسترسی دارد، می تواند برای هر مسئولی دسترسی خاصی تعریف کند، تمامی نامه ها را مشاهده کرده و گزارشی برای مدیر عامل تهیه کند یا به این صورت که مدیر عامل ادمین نرم افزار باشد و برای کارمندان خود دسترسی مورد نیاز را تعریف کند. همچنین منظور از شفافیت این است که همه چیز تحت کنترل خواهد بود و کسی نمی تواند رسیدن نامه به دستش را انکار کند. 

• نظارت بر فعالیت های مجموعه و تهیه گزارش های متعدد مدیریتی: از فعالیت های سازمان می توان به فرم های ساخته شده اشاره کرد که شما می توانید بر همه آنها نظارت داشته و گزارش های زیادی از نامه ها، درخواست ها، فرم ها و ... برای مدیریت تهیه کنید.

• افزایش رضایت ارباب رجوع: مشتریان در هر زمان بدون نیاز به دوندگی و رو به رو شدن با کارمندان در مجموعه و تنها با تلفن یا اینترنت می توانند از مراحل کار خود مطلع شوند و اگر ایرادی در اسناد و مدارک آنها وجود داشته باشد آنرا ویرایش و تصحیح کنند. همچنین به دلیل سرعت بالای انجام کارها توسط نرم افزار اتوماسیون اداری، ارباب رجوع در اسرع وقت به خواسته مطلوب خود می رسد.

موارد دیگری هستند که می توان به آنها به عنوان مزایای اتوماسیون اداری اشاره کرد:

• کنترل و ارزیابی دقیق بر کارکرد مسئولان و کارمندان
• بالا رفتن میزان رضایت مندی شغلی کارکنان و مسئولان به علت تاثیرات مثبت
• کاهش تکرار و کارهای بیهوده و توقف در عملیات
• کاهش تبدیل اطلاعات به برگه های چاپی و فایل های نوشتاری و تصویری
• امکان تهیه گزارش برای هرگونه پیگیری
• افزایش خشنودی ارباب رجوع و مشتریان به دلیل انجام به موقع کارها و سرعت ارائه خدمات
• برقراری ارتباط به صورت الکترونیکی با مجموعه و سازمان های دیگر
• امکان خودکارسازی فرآیندهای اداری برای استفاده بهینه از وقت
• پیگیری کارها و مرحله های آنها در زمان تعیین شده
• انجام عملیات اداری از راه دور و در هر زمان 
• قابلیت جستجو و دستیابی سریع به اسناد
• کاهش فعالیت های غیر ضروری مانند بایگانی اسناد
• ارائه مرحله های گردش کار اسناد
• کاهش وابستگی ها به سازمان های دیگر برای انجام کارهایی مانند کپی، چاپ و ...
• انجام امور اداری بدون خطا و اشتباه

در نتیجه می توان گفت که نرم افزار اتوماسیون اداری سود آوری بسیاری برای مجموعه ها و سازمان ها خواهد داشت.

اقتباس از فراگستر و پافکو