با پلنر و پلنرنویسی، سوپر قهرمان زندگی خود باشید.

شاید برای شما هم بسیار پیش آمده باشد که در آستانه سال جدید، ماه جدید و یا حتی هفته ای جدید و یکی از همین شنبه های نیامده، تصمیم گرفته باشید که برای روزهایتان برنامه ریزی کنید. در این حالت ما به شما استفاده از یک پلنر یا دفتر برنامه ریزی را پیشنهاد می کنیم.

نوشتن کارها یک روش قدیمی برای انجام آن است. پلنرهای کاغذی نیز یک ابزار قدیمی و ثابت شده هستند که با در اختیار داشتن یک طرح بصری و فضای مناسب برای نوشتن یادداشت ها، لیست کارها و ایده ها در انجام هر چه بهتر آن به شما کمک می کنند. تنها مشکل این است که یک پلنر، تنها زمانی مفید و موثر است که به طور منظم و مداوم مورد استفاده قرار بگیرد و اگر هر از گاهی از آن استفاده کنید هیچ کمکی به ساماندهی شما نمی کند. پس فراموش نکنید که ایجاد این روال و عادت، بسیار مهم و تاثیرگذار است.

در ادامه چند نکته درباره چگونگی شروع کار با پلنر و مواردی را برایتان بازگو می کنیم که کمک می کند بهروه وری بیشتری هنگام استفاده از آن ببرید. چرا که با یادگیری نحوه استفاده از یک پلنر، می توانید از مدیریت زمان لذت ببرید و از همه مهمتر، استرس کمتری داشته باشید. همچنین احساس خوب تیک خوردن کارهای روزانه تان را تجربه کنید و با خیالی آسوده از اینکه یک روز مفید را سپری کرده اید، برای روز بعد آماده شوید.

مواردی که توضیح می دهیم، نکاتی است که بد نیست قبل از استفاده از یک پلنر بدانید :

1. تصمیم بگیرید از چه مدل پلنری می خواهید استفاده کنید.

پلنرهای کاغذی انواع مختلفی دارند و در چهار گروه متفاوت قرار می گیرند :

• پلنر روزانه
• پلنر هفتگی
• پلنر ماهانه
• پلنر بدون تاریخ

2. پلنر متناسب با هدف خود را پیدا کنید.

بهتر است قبل از هر کاری پلنر مناسب خودتان را تهیه کنید. این پلنر باید به گونه ای باشد که به شما ایده برای برنامه ریزی هر چه بهتر بدهد. شما با آن احساس راحتی کنید و علاوه بر آن بتوانید مسیر حرکت و یا سیر پیشرفت خود را نیز ارزیابی کنید.

3. هر روز در یک زمان مشخص برای روز بعدتان برنامه ریزی کنید.

برنامه هر روز را شب قبل از آن بنویسید. این کار به شما کمک می کند با ذهنی باز و آماده به استقبال فردایتان بروید. همچنین در طول روز ذهنتان از وظایف و کارهایی که نگران فراموش شدن آن هستید، خالی می شود و مطمئنید هیچ کار یا قرار ملاقاتی فراموش نمی شود.

4. برنامه منظم هفتگی داشته باشید.

پایان هر هفته، یک برنامه کلی برای هفته جدید بنویسید. با این کار علاوه بر آنکه یک چشم انداز کلی نسبت به اهداف و وظایف هفته پیش رو به دست می آورید، این شانس را دارید که برنامه هایتان را در طول هفته جا به جا کنید، برخی از آنها که محدودیت زمانی برای انجام ندارند را به ترتیب اهمیت در روزهای مختلف بچینید و پایان هفته می بینید که اهداف کلی هفته نیز در کنار برنامه های روزانه تان انجام شده است.

5. از بخش ماهانه پلنر استفاده کنید.

اکثر پلنرها یک بخش برنامه ریزی ماهانه دارند. در این بخش بهتر است ابتدای هر ماه، برنامه ها و مناسبت هایی که می دانید تغییر نمی کنند را بنویسید. ثبت تاریخ هایی مثل روز تولد، سالگرد ازدواج، سررسید موعد پرداخت تسهیلات، صورتحساب ها و ...

همچنین نوشتن اهداف کلی یک ماه به شما این ایده را می دهد تا برنامه شفاف تری برای هر هفته و هر روز آن داشته باشید. به عنوان مثال کاهش 4 کیلوگرم وزن در ماه. بدین ترتیب شما می توانید در برنامه هر هفته نیز کاهش یک کیلوگرم از هدف ماه را قرار داده و به نسبت آن، روزانه برنامه تغذیه و ورزش خود را مشخص کرده و یادداشت کنید.

6. برای برنامه ریزی تان تنها از یک پلنر استفاده کنید.

بهترین راه این است که تمام اهداف و برنامه هایتان را در یک پلنر بنویسید. بنابراین مجبور نیستید با پلنرهای مختلف یا سررسیدهای گوناگون سر و کله بزنید. ضمن اینکه دیدن یک لیست هر چند طولانی و تیک زدن هر کاری که انجام شده است، به مراتب حس بهتری به شما داده و نگرانی چک کردن سایر پلنرها و فراموش شدن یک مناسبت مهم از سررسید را از بین می برد.

7. با رنگ ها کدگذاری کنید و استیکرها را به کار بگیرید.

با استفاده از خودکارهای رنگی و استیکرهای خاص، کارهای هر روزتان را دسته بندی و تفکیک کنید. این کدگذاری ضمن آنکه ترتیب الویت لیست تان را مشخص می کند، کمک می کند چشم شما در یک نگاه کلی سریعتر به اهداف مهم برسد. این کار ابتدایی ترین و ساده ترین روش برای صرفه جویی در زمان و استفاده مفید از یک پلنر کاغذی است.

8. برنامه های خود را قابل درک بنویسید.

آنچه که باید انجام دهید را در عباراتی کامل و قابل درک بنویسید. مثلا نوشتن "تماس برای هماهنگی ارسال کتاب" بسیار مفهومی تر از نوشتن کلمه "کتاب" به تنهایی است.

9. پلنر خود را مدام چک کنید.

پلنر خود را زود به زود چک کنید و زمانی که در منزل هستید، آن را در جایی قرار دهید که در معرض دید باشد و به راحتی به آن دسترسی داشته باشید. میز کارتان یا میزی که بیشترین استفاده را از آن دارید، بهترین مکان برای قرار دادن پلنر است. هنگام خروج از خانه نیز آن را درون کیف خود بگذارید تا برنامه های روزتان را فراموش نکنید. باید به این باور برسید که همراه داشتن پلنر در طول روز، مانند کیف پول و تلفن همراه ضروری است.

10. یک پلنر سایز پاسپورتی یا A6 که هم کوچک و هم به اندازه کافی جادار است را انتخاب کنید.

پلنرهای کوچک و جمع و جورتر، تمایل بیشتری برای استفاده مداوم و همراه داشتن در شما ایجاد می کند. در حقیقت، شما نیاز به چیزی دارید که بتوان در کیف دستی یا کوله پشتی قرار داد، بدون آنکه خیلی جاگیر باشد و یا وزن زیادی به کیفتان تحمیل کند. پلنرهای بزرگ، کارآگاهان خوبی هستند، اما همراهان خوبی نیستند. مگر اینکه همه چیز را در گوشی خود نگه دارید و بعدا به پلنرتان انتقال دهید. اما خب این یک مرحله اضافی است و ممکن است بعد از مدتی حوصله تان را سر ببرد. همچنین در هنگام خرید، پلنری را انتخاب کنید که رنگارنگ و چشم نواز باشد. این به شما کمک می کند آن را به خاطر بسپارید و فراموش نکنید که می خواهید از آن استفاده کنید.

11. در مورد پر کردن آن خود را تحت فشار نگذارید.

گاهی اوقات وجود فضای خالی در جدول های پلنر باعث می شود فکر کنید که نیاز به پر کردن آن دارید. اگر این کار را بکنید، پس از مدتی خسته خواهید شد و علاقه خود را به پلنرنویسی از دست خواهید داد.

شما باید هدفتان از پر کردن را بدانید. آیا دوست دارید همه چیز را به عنوان نوعی تخلیه ذهن بنویسید یا ترجیح می دهید تنها برای داشتن زمانبندی مناسب برای کارهایتان اقدام به نوشتن کنید.

12. مطابق با توان واقعی خود برنامه ریزی کنید.

مطمئن ترین راه برای آنکه چک لیست روزانه تان تیک بخورد و کارهایتان را یکی پس از دیگری انجام دهید، آن است که مطابق با توان و ظرفیت واقعی تان برنامه ریزی کنید. اینکه شما انتظار دارید روزانه چندین و چند کار سنگین و زمان بر انجام دهید و به کارهای پیش بینی نشده هم رسیدگی کنید و در پایان روز فرصت کافی برای استراحت داشته باشید، ممکن است با آنچه که در واقع می توانید انجام دهید بسیار متفاوت باشد.

13. به برنامه هایتان متعهد و پایبند باشید.

پایبندی به برنامه ریزی و انجام آن مهمترین اصل استفاده از یک پلنر است. اینکه حتما و حتما کاری را در موعد مقرر به انجام برسانید و به امید ساعتی بعد یا روز بعد رهایش نکنید. چرا که هر روز برنامه های خاص خودش را دارد و یک روز تنبلی کردن ممکن است برنامه کل هفته تان را فشرده تر کند یا حتی به هم بریزد.

در پایان، آنچه مهم است بدانید این است که موفقیت از آن کسانی است که می توانند مدل خاص پلنر شخصی خود را بیابند و اکنون بهترین زمان برای شروع است.