اصول حسابداری انبار (قسمت پایانی)
در قسمت دوم اصول حسابداری انبار با تعریف انبار، انواع مختلف آن از نظر ساختمان، کالاهایی که در آن نگهداری می شود، هدف و ماهیت عملکرد آن و انواع موجودی ها را خواندیم و با ظایف یک انباردار آشنا شدیم. در این مطلب اما قصد داریم به بررسی انبارگردانی، مراحل، انواع، اهداف و مزایای آن بپردازیم. پس در قسمت پایانی این سری مقالات نیز با همراه باشید.
تعریف انبارگردانی
قبل از هر توضیحی بهتر است بدانیم انبار گردانی چیست.
به طور کلی به کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش دستی موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی مشخص و بررسی عدم مغایرت آن با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا، عملیات انبارگردانی می گویند. مطابق استانداردهای حسابداری، این عملیات می بایست حداقل یک بار در سال در انبار شرکت های کالامحور انجام شود که البته تعداد انبارگردانی ها با توجه به تعداد کالاهای موجود در انبار و میزان اهمیت آن، می تواند بیشتر هم باشد.
عملیات انبارگردانی لازم است در حضور سرپرست انبار انجام پذیرد. چرا که وی به محل قرار گرفتن کالاها اشراف کامل دارد و این موضوع باعث تسریع روند کار می شود. همچنین سرپرست عملیات، گروه کنترل و گروه های شمارش که هر گروه متشکل از یک نفر شمارشگر و یک نفر ثبت کننده در تگ های شمارش است، نیز در عملیات انبارگردانی حضور دارند.
اهداف انبارگردانی
پس از تعریف انبارگردانی، بد نیست در مورد اهداف آن هم بدانیم.
در قسمت اول این مقاله گفتیم که موجودی انبار هر شرکت، دارایی تجاری آن شرکت محسوب می شود. به همین دلیل در پایان سال مالی (دوره مالی)، نقش بسزایی در برآورد سود و زیان شرکت های بزرگ با حجم بالای کالا در انبار، دارد. پس لازم است که در پایان دوره مالی، حداقل یک بار موجودی انبار مورد شمارش قرار گیرد تا یکی بودن میزان موجودی با کاردکس حسابداری و انبار چک شود. اما اگر موجودی کالای شرکتی کم باشد، در این صورت انبارگردانی اتفاق نمی افتد و با استفاده از یک سیستم صحیح و اصولی، موجودی انبار کنترل می شود.
پس هدف اصلی از شمارش موجودی انبار، حصول اطمینان از کمیت، کیفیت و در نهایت کنترل کالاهاست.
علاوه بر آن، در برخی مواقع که انباردار یا سرپرست انبار در شرکتی سمت خود را به شخص دیگری واگذار می کند و انبار را به سرپرست جدید تحویل می دهد، انبارگردانی به طور کامل اتفاق می افتد. چرا که انباردار و پرسنل انبار در مورد کالاهای موجود، حفظ و نگهداری آن مسئول هستند و این مسئولیت ایجاب می کند که همواره میزان موجودی ثبت شده با استفاده از سیستم مناسب، بررسی و کنترل شود و نظم فیزیکی انبار همواره برقرار باشد.
همچنین در مواردی که بین بخش های مختلف یک شرکت یا سازمان در مورد موجودی اختلاف نظر وجود داشته باشد، برای کنترل وضعیت انبارگردانی موردی یا رندم انجام می شود.
مزایای انبارگردانی
حال که با انبارگردانی و هدف از انجام آن آشنا شدیم، در ادامه به مزایای آن می پردازیم :
- حصول اطمینان از ارقام موجود در صورت حساب های مالی
- کاهش خطای پرسنلی با بررسی عملکرد حسابدارها و انباردار
- جداسازی ضایعات و موجودی غیرقابل مصرف و برقراری نظم در انبار
- جلوگیری از تجمع بیش از حد کالا در انبار و زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضا
- جلوگیری از زیان ناشی از تغییر قیمت کالا به واسطه کنترل موجودی انبار
- جلوگیری از ثبت سفارش های تکراری
- فراهم آوردن امکان گزارش گیری از موجودی کالا، میزان تولید، میزان مصرف مواد اولیه و ...
- شناسایی کالاهای تندگردش و استقرار و نگهداری آن در قفسه های ورودی انبار
نحوه انبارگردانی و استفاده از تگ کالا (برچسب شمارش)
به دلیل اهمیت بالای عملیات انبارگردانی، رعایت برخی قواعد و اصول در حین این فرآیند ضروری بوده و مهمترین آن استفاده از برچسب شمارش (تگ کالا) است که قبل از شروع انبارگردانی و به منظور تسهیل شمارش، جلوگیری از شمارش تکراری و یا از قلم افتادن کالاهایی که گردش داشته اند، چسبانده می شود تا با جمع آوری آنها پس از پایان شمارش، بتوان به عدد نهایی موجودی هر کالا دست یافت. این برچسب ها از یک شماره سریال، سه قسمت برای ثبت اطلاعات شمارش اول، دوم و سوم، کد کالا، نام کالا، واحد سنجش، تعداد و نام و امضای سرپرشت شمارش تشکیل شده اند.
همچنین قواعد دیگری همچون پلمپ انبار، عدم ورود و خروج پرسنل، مرتب کردن و چیدمان کالاها و ... رعایت می شود.
هماهنگی انبارگردانی معمولا با واحد حسابداری انجام می شود و پس از آنکه زمانی برای انجام آن مشخص شد، مقدمات آن فراهم می گردد. به عنوان مثال کالاها در گروه های مشابه و یکسان دسته بندی شده و کنار هم چیده می شوند. ابزارهای اندازه گیری فراهم می شوند و مواردی که در ادامه توضیح داده می شود.
مراحل انبارگردانی و چگونگی آن
- تعیین برنامه زمانی روز و ساعت شروع و پایان انبارگردانی به منظور جلوگیری از ورود و خروج کالا
- فراهم سازی مایحتاجی نظیر فرم ها، ابزار و وسایل شمارش
- تعیین سرپرست عملیات انبار گردانی که سرپرستی شمارش را انجام خواهد داد و گروه کنترل
- تعیین گروه های شمارش و انجام آموزش های لازم
- آماده سازی انبار و کنترل و تفکیک موجودی های قابل شمارش
- شناسایی و تفکیک کالاهای امانی
- شناسایی و تفکیک ضایعات و لوازم اسقاطی
- شناسایی و تفکیک کالاهای راکد و کند گردش
- ثبت شماره آخرین سند رسید و حواله انبار پیش از شروع عملیات
- شمارش موجودی
- تایید نهایی و امضا برگه های شمارش شده توسط سرپرست شمارش
- در پایان، تهیه صورت جلسه از چگونگی انجام انبارگردانی
نکته : اگر گروه کنترل از بین افراد دارای صلاحیت داخل شرکت یا ناظر مدیریت انتخاب شود، به آن کنترل داخلی و اگر توسط افراد دارای صلاحیت یا گروه حسابرسی از خارج شرکت انتخاب شود، به آن کنترل خارجی گفته می شود.
انواع انبارگردانی
انبارگردانی انواع مختلفی دارد که در ادامه هر کدام را به اختصار توضیح می دهیم :
انبارگردانی پایان سال : این نوع از انبارگردانی معمولا یک بار و در پایان سال اتفاق می افتد و تمامی کالاها، به منظور انتقال موجودی انبار به سال بعد، شمارش می شود.
انبارگردانی میان دوره : این نوع از انبارگردانی معمولا در پایان نیم سال اول و مانند مدل انبارگردانی پایان سال، کلیه کالاها شمارش می شود.
انبارگردانی رندم یا موردی : این نوع از انبارگردانی در بازه های زمانی کوتاه تر از دو مورد قبل و برای اطمینان از صحت موجودی ثبت شده برای کالاهای انبار است. در این مدل تنها تعدادی از کالاها به صورت رندم شمارش می شوند و عدم مغایرت آن با کاردکس موجودی چک می شود.
دفعات شمارش کالا در انبارگردانی
معمولا شمارش موجودی انبار برای افزایش دقت و کاهش ضریب خطا، در دفعات متعددی انجام می پذیرد که عبارتست از :
تک شمارشی : در این حالت شمارش موجودی یک بار انجام می شود و اگر مغایرتی بین موجودی و عدد ثبت شده در کاردکس وجود نداشته باشد، گزارش صحت موجودی صادر می شود. اما در صورت وجود مغایرت موجودی با کاردکس، کالاها لیست شده و دو شمارشی اتفاق می افتد.
دو شمارشی : در این حالت شمارش موجودی برای بار دوم انجام می شود و اگر عدد حاصل از شمارش دوم با عدد شمارش اول برابر باشد، مقدار شمارش شده معتبر است و به عنوان موجودی صحیح اعلام می شود. اما در صورت وجود مغایرت بین دو شمارش، حالت سه شمارشی اتفاق می افتد.
سه شمارشی : در این حالت شمارش موجودی برای بار سوم انجام می شود و تنها عدد حاصل از شمارش سوم معتبر بوده و به عنوان موجودی صحیح ثبت می شود.
لازم به ذکر است که در سه حالت فوق، یک درصد مشخص به عنوان درصد مغایرت در نظر گرفته شده و از آن چشم پوشی می شود. اما در نهایت اگر کسری موجودی وجود داشته باشد، سند کسری صادر شده و اگر اضافه موجودی وجود داشته باشد، سند مازاد صادر می شود تا سند تعدیل انبارگردانی ثبت شود.
اصول حسابداری انبار (قسمت اول)