با انواع محصولات بایگانی پاپکو آشنا شوید

همه ما در زندگی با اسناد، مدارک و برگه هایی سر و کار داریم که حاوی اطلاعات با ارزش و مهمی هستند و نیاز به دسته بندی، نگهداری و مراقبت دارند. جهت بایگانی این برگه ها، به یک سری لوازم بایگانی نیاز داریم که براساس تعداد و حجم برگه ها، ابعاد و نوع بایگانی، باید بطور هوشمندانه انتخاب شوند. در ادامه با 10 محصول برتر پاپکو جهت بایگانی اسناد و مدارک آشنا می شوید.

با انواع محصولات بایگانی آشنا شوید:

زونکن بایگانی

زونکن یکی از پر کاربردترین لوازم بایگانی بوده که تاکنون میان کسانی که اسناد، مدارک و اوراق مهم برای بایگانی داشته اند، بسیار محبوب بوده است. شما در زونکن به دلیل عطف با طول بیشتر، تعداد برگه های بیشتری (500 الی 600 عدد) نیز می توانید بایگانی کنید. اسناد و مدارک با استفاده از اهرم و حلقه ها نگهداری شده و سازماندهی می شوند ( جنس حلقه و اهرم به گونه ای است که با باز کردن های مکرر و طولانی مدت هرز و خراب نمی شوند. ) و همچنین یک گیره روی برگه ها باعث می شود آنها بسیار محکم در جای خود قرار بگیرند. جنس زونکن ها از دو نوع مقوایی و پلاستیکی بوده که جنس پلاستیکی آن از نوع پلی پروپیلن (PP) با کیفیت بالا، ضد گرد و خاک، آسیب، شکنندگی و رطوبت است و همچنین به راحتی تمیز می شوند.
ویژگی لبه فلزی بودن دارد که از پاره شدن زونکن محافظت می کند. حلقه انگشتی در زونکن باعث می شود که شما به راحتی آنها را از قفسه های بایگانی بیرون کشیده و در جای خود بگذارید. همچنین زونکن دارای جای لیبل و برچسب است تا شما موضوع دسته بندی های خود را روی آنها یادداشت کرده و هرچه سریع تر به زونکن مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید و نیاز نباشد برای پیدا کردن مدارک مورد نیاز همه زونکن ها را باز کرده و وقت زیادی را صرف پیدا کردن آن کنید.
حتی می توان اوراق مهم، اسناد و مدارک را در کاور کاغذ (پوشه کیسه ای) قرار داد تا نیازی به پانچ برگه ها نباشد، سپس در زونکن بایگانی کرد. در این صورت شما بیشترین محافظت را از برگه های مهم خود خواهید کرد و بایگانی مرتب و با دسته بندی دقیق خواهید داشت.
زونکن ها در انواع مختلفی تولید شده اند که همه نیاز ها و سلیقه ها را تامین می کنند و اندازه های مختلف برای سایز های استاندارد کاغذها دارند. به دلیل تمامی موارد ذکر شده زونکن انتخاب طولانی مدت و ایده آل برای یک بایگانی مناسب است. ما در مقاله هایی هم درباره تفاوت زونکن و کلاسور ذکر کرده ایم تا بتوانید محصول مورد نظر را خریداری کنید و هم درباره راهنمای خرید زونکن که شما را برای خرید ایده آل راهنمایی می کند.

کلاسور

زمانی که نام کلاسور به ذهن فردی می رسد، مورد استفاده آن را برای دانشجویان و جزوه نویسی تصور می کند اما باید بدانید که کلاسور علاوه بر کاربرد دانشجویی برای بایگانی نیز استفاده می شود. کلاسور از حلقه هایی تشکیل شده که با فشار دست باز شده، اوراق را درون آن قرار می دهید و حلقه ها به خوبی از اسناد و مدارک شما نگهداری می کنند. در صورت عدم نیاز به پانچ و سوراخ کردن برگه ها آنها را در پوشه کیسه ای (کاور) قرار داده و بعد درون کلاسور آرشیو کنید تا با بهترین محافظت از آسیب، پاره شدن و نفوذ گرد و غبار و رطوبت بایگانی شوند.
لازم به ذکر است که کلاسور به دلیل عطف کمتر برگه های کمتری را نیز نگهداری می کند و زمانی که شما برگه هایی با تعداد 200 الی 300 را می خواهید بایگانی کنید، کلاسور انتخابی مناسب برای شماست. کلاسورهای مختلفی با جنس، تعداد حلقه، رنگ، نوع و کاربردهای متفاوت تولید شده اند اما نوع پلاستیکی آنها نیز مانند زونکن از جنس پلاستیک پلی پرو پیلن و مقاوم در برابر آسیب، گرد و خاک و رطوبت است که تا سالها می توانید از آنها برای بایگانی استفاده کنید. همچنین روی عطف آنها برچسبی تعبیه شده تا موضوع دسته بندی خود را مشخص کرده و به سرعت بتوانید به کلاسور مورد نظر خود در قفسه های بایگانی دسترسی پیدا کنید.
ظرفیت: بهتر است بدانید که کلاسورهایی با عطف بیشتر نیز برای نگهداری و دسته بندی تعداد برگه های حدود 500 الی 600 عدد در دسترس است اما می توان گفت که حداکثر کلاسورها با عطف کمتری موجود هستند. در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر می توانید راهنمای خرید کلاسور را مشاهده کنید.

پوشه و کلیپ فایل

پوشه محصولی است که برای نگهداری و دسته بندی مدارک و اسناد کاربرد دارد. زمانی که از آن برای بایگانی بخواهید استفاده کنید باید بدانید که اکثر آنها عطف ندارند و در صورت داشتن هم طول بسیار کمی دارند، بدین ترتیب ظرفیت کم و محدودی برای بایگانی اوراق مهم دارند.
پوشه ها به علت سبک بودن بیشتر قابل حامل هستند و شما آنها را در محل کار و تحصیل و حتی منزل می توانید استفاده کنید. امروزه پوشه ها علاوه بر جنس مقوایی با جنس پلاستیکی نیز تولید می شوند و پلاستیکی بودن آنها نیز انواع خاصی دارد. آنها در انواع پلاستیکی پلی پروپیلن ساده و پلاستیکی متالیک موجود هستند که متالیک جنس ضخیم و با دوام تری نسبت به جنس ساده است. اما در کل اطمینان داشته باشید که پوشه و کلیپ فایل های پلاستیکی پاره نمی شوند، آسیب نمی بینند و در معرض گرد و خاک و رطوبت قرار نمی گیرند.
از آنجایی که برخی از آنها شفاف و بعضی دیگر مات هستند، برای برگه های حاوی اطلاعات مهم نوع مات پوشه ها را انتخاب کنید. از موارد دیگری که باید بدانید تفاوت پوشه و کلیپ فایل است؛ برخی پوشه ها نیاز به پانچ دارند و بعضی دیگر خیر اما می توان گفت همه کلیربوک ها نیاز به پانچ ندارند. بنابراین شما اگر برگه هایی دارید که نمی خواهید پانچ کنید بهتر است در کلیپ فایل نگهداری کنید.
بیشترین کاربرد بایگانی در میان پوشه ها، فایل آویز و پوشه آویز است که در کشو و کمدهای دوار کاربرد دارد و غیر از این کاربردی ندارد. برای مشخص کردن ظرفیت پوشه و کلیپ فایل نمی توان عدد دقیقی مشخص کرد.

جعبه بایگانی

این محصول همانطور که از نامش پیداست کاربرد بایگانی بیشتری نسبت به دیگر لوازم بایگانی دارد. جعبه بایگانی به دلیل ظرفیت بیشتر و قابل حمل بودن محبوبیت بیشتری دارد زیرا درون آنها می توانید دیگر لوازم بایگانی مانند زونکن، کلاسور، پوشه، پاکت، کلیربوک، طلق و شیرازه و پوشه کیسه ای قرار دهید.
جعبه بایگانی یک جعبه در اندازه های مختلف بوده که در دارد و شما می توانید در سایزهای کوچکتر آن اسناد، مدارک و اوراق مهم خود را قرار دهید و در ابعاد بزرگتر همانطور که گفته شد لوازم بایگانی. جعبه های بایگانی قابل هستند؛ در برخی از آنها دسته ای برای حمل راحت تر تعبیه شده و برخی دیگر مانند یک کیف دستی تولید شده اند. همه ی آنها به خوبی با درب، دکمه، کش و قفل بسته می شوند تا برگه های مهم، اسناد و مدارک شما مفقود یا پاره نشوند و در معرض آسیب، گرد و غبار و رطوبت قرار نگیرند. همچنین جنس آنها نیز از پلاستیک پلی پروپیلن مستحکم و با دوام بوده که به شما اطمینان می دهد تا سالیان طولانی می توانید از جعبه بایگانی استفاده کنید.
ظرفیت: در جعبه های بایگانی تعداد مشخصی برگه جای نمی گیرد و بستگی به ابعاد آنها دارد. ما شما را راهنمایی می کنیم تا جعبه مورد نظر خود را تهیه کنید. اول از همه بهتر است بدانید که در هر 1 سانتی متر حدود 100 برگه جای می گیرد. از آنجایی که در همه محصولات ابعاد مشخص شده است، تنها کافی است که ارتفاع آن را در نظر بگیرید و با فرمول ذکر شده ظرفیت تعداد برگه های آن را مشخص کنید. موضوع دیگری که باید بدانید اندازه برگه A4 است؛ این برگه ابعاد 29/7 × 21 سانتی متر دارد و شما زمانی که می خواهید اوراقی به اندازه برگه A4 بایگانی کنید تنها کافی است طول و عرض جعبه را با ابعاد برگه A4 تطابق دهید.
ضمن اینکه جعبه بایگانی علاوه بر نگهداری و آرشیو اسناد و مدارک شما کاربرد نگهداری از وسایل دیگری که ابعاد آن مناسب جعبه باشد را دارد. بنابراین شما می توانید استفاده های شخصی نیز از آنها داشته باشید. برخی از آنها نیز برای سهولت و تسریع دسترسی مانند دیگر لوازم بایگانی برچسب و جای لیبل (برچسب) دارند. اگر قصد خرید این محصول کاربردی و جادار را دارید می توانید مطلب راهنمای خرید جعبه بایگانی را مطالعه کنید تا خریدی مطمئن داشته باشید.

اکسپندینگ فایل

اکسپندینگ فایل یا با نام دیگری که شاید برای شما بیشتر آشنا باشد، نگهدارنده مدارک محصولی مناسب برای تفکیک و بایگانی اوراق شما است. کاربرد این محصول به دلیل داشتن چندین خانه و جدا کننده بیشتر برای دسته بندی برگه ها و اسناد و مدارک بوده و به تمامی اوراق شما نظم می بخشد. در صورت داشتن اکسپندینگ فایل به قدری دسترسی به برگه های مورد نظرتان آسان و سریع می شود که شما هرگز وقت خود را صرف پیدا کردن اسناد و مدارکی نخواهید کرد. علاوه بر خانه هایی که کاربرد جدا کننده دارد، لیبل هایی در بالای هر خانه تعبیه شده است تا با یک نگاه اجمالی به محتویات آن دست پیدا کنید. برخی از آنها به صورت کیف دستی و برخی رومیزی هستند و شما به راحتی آنهایی که مانند کیف دستی هستند را می توانید با خود حمل کنید.
ظرفیت: گنجایش هر اکسپندینگ فایل بستگی به تعداد خانه های آن دارد، می توان گفت که هر خانه آن حداکثر 200 برگه A4 ظرفیت دارد و زمانی که اکسپندینگ فایلی 12 خانه دارد، حدود 2400 برگه در آن جای می گیرد. علاوه بر اینها نوعی چک فایل وجود دارد که 12 خانه دارد و شما می توانید دسته چک یا چک های هر ماه را درون آن قرار دهید و دسته بندی موضوعی خود را بر اساس نام ماه ها در جای لیبل قرار دهید تا به راحتی موعد هر چک را بدانید. اکسپندینگ های دیگری با لوازم جانبی مانند برگه های یادداشت، جای لوح فشرده و جای کارت ویزیت نیز موجود بوده که کاربرد سمیناری و دانشجویی دارند. برای اطلاعات بیشتر اینجا کلیک کنید.

کلیربوک

کلیربوک یا کلربوک محصولی است دارای چندین پوشه کیسه ای (کاور) و یک جلد پلاستیکی که برخی از آنها قابدار و برخی دیگر بدون قاب هستند. پوشه های کیسه ای با دو نوع صحافی دوخت و کلاسوری درون جلد قرار گرفته اند؛ نوع صحافی دوخت به این صورت است که به جلد دوخته شده اند و تغییری در تعداد آن نمی توان داد و نوع کلاسوری آن به گونه ای است که کاورها از طریق پانچ ها درون حلقه های جلد قرار دارند و می توان تعداد برگه های آن را زیاد و کم کرد.

منظور از کلیربوک قابدار نوعی پوشش برای جلد است که علاوه بر نگهداری و محافظت بیشتر، در قفسه های بایگانی موجب بهتر ایستادن می شوند که در محصولات بدون قاب این محافظ وجود ندارد. برخی از آنها شفاف و برخی دیگر مات هستند که در صورتی که می خواهید برگه های حاوی اطلاعات مهم را نگهداری کنید نوع مات آن انتخاب مناسب تری است.
شما در قدم اول برگه های خود را درون پوشه کیسه ای بایگانی می کنید و سپس با جلدی از تمام کاورها محافظت می شود که در صورت قابدار بودن این محافظت دو برابر می شود. جنس جلد و قاب از پلاستیک محکم و مقاومی به نام پلی پروپیلن بوده که به خوبی از اسناد و مدارک شما در برابر رطوبت، آسیب و گرد و غبار محافظت می کند. جنس پوشه های کیسه ای نیز ضد الکتریسیته هستند تا به راحتی ورق خورده و به هم نچسبند.
ظرفیت: گنجایش هر کلیربوک به تعداد پوشه های کیسه ای آن بستگی دارد، زیرا در هر کاور حدود 25 الی 30 برگه به طور استاندارد جای می گیرد. می توانید تعداد برگه های بیشتری به پوشه کیسه ای اضافه کنید اما باید بدانید که فرم درست خود را از دست می دهد. کلیربوک مورد استفاده دیگری علاوه بر بایگانی به عنوان کاتالوگ محصولات دارد و در صورتی که می خواهید اطلاعات بیشتری درباره این محصول کسب کنید به مقاله کلیربوک چیست؟ مراجعه کنید.

پاکت

پاکت ها در انواع و اندازه های مختلفی موجود هستند که معمولا از ابعاد بزرگتر آن برای بایگانی استفاده می شود. پاکت ها از جنس مرغوب و با کیفیت تولید شده اند و لازم نیست نگران پاره شدن آنها باشید. نوع بسته شدن آنها دکمه، زیپ و نخ بوده که باعث می شود برگه ها از داخل پاکت بیرون نریزند و گم نشوند.
پاکت ها برخی شفاف و برخی مات هستند که برای دیده نشدن برگه های حاوی اطلاعات مهم و اسناد و مدارک نوع مات آن انتخاب مناسب تری است. پاکت ها ممکن است دارای جیب های دیگری برای قرار دادن کاغذ های کوچکتر و کارت ویزیت باشند اما اکثر آنها جای لیبل ندارند و نمی توانید دسته بندی موضوعی انجام دهید. اندازه های پاکت برای سایزهای استاندارد کاغذ مانند A4، A3، B5، FC و یا سایز پاکت، کارت ویزیت و عکس پرسنلی تولید شده اند اما برای بایگانی بیشتر از سایزهای استاندارد کاغذ استفاده می شود.
ظرفیت: هر پاکت حداقل 50 برگه ظرفیت دارد و می توان گفت که برگه های بیشتری نیز ممکن است در آن جای گیرد اما پاکت شکل درست خود را از دست داده و پاره می شود. پس برای انتخاب پاکت برای بایگانی به این نکته توجه نکنید و برای برگه های تعداد پایین آن را خریداری کنید.

طلق و شیرازه

طلق و شیرازه دو محصولی که با هم مسئولیت نگهداری برگه ها را دارند اما خیلی مورد استفاده بایگانی نیست و در قدیم بیشتر استفاده می شد اما شاید هنوز هم باشند کسانی که از طلق و شیرازه برای بایگانی استفاده می کنند بنابراین اطلاعاتی درباره آنها نیز در اختیار شما خواهیم گذاشت.
طلق و شیرازه مسئولیت نگهداری، جمع آوری، محافظت و دسته بندی برگه های شما را به عهده دارد و وجود طلق در دو طرف برگه ها باعث جلوگیری از آسیب و مفقود شدن برگه ها می شوند. هر شیرازه دارای عطف و ارتفاع است که ارتفاع نشان دهنده تناسب برای سایز استاندارد کاغذ (A4، A3 و ...) است و عطف نشان دهنده ظرفیت آن است. برخی از آنها مات و برخی دیگر شفاف هستند و در ضخامت نیز باهم تفاوت دارند. میزان شفافیت طلق را بر اساس اهمیت اطلاعات برگه های قرار داده شده درون آن انتخاب کنید.
ظرفیت: همانطور که گفته شد در هر یک سانتیمتر (10 میلیمتر) حدود 100 برگه جای می گیرد، شیرازه ها نیز عطفی بر اساس میلیمتر دارند اما باید نظر بگیرید که ظرفیت نگهداری شیرازه ای با عطف 1 سانتیمتر متفاوت است و کمتر از 100 عدد برگه ظرفیت دارد زیرا هم باید ضخامت طلق را در نظر بگیرید و هم به دلیل اینکه موازی نیستند، حدود 20 الی 30 برگه کمتر ظرفیت دارند.

پوشه کیسه ای

یکی از محصولات پر کاربرد در بایگانی اسناد و مدارک پوشه کیسه ای یا کاور بوده که هم به صورت تنها و هم برای استفاده در دیگر محصولات بایگانی به کار برده می شود. پوشه های کیسه ای همانطور که قبلا ذکر گردید، می توانند داخل محصولات بایگانی نظیر زونکن و کلاسور، مورد استفاده قرار بگیرند تا بتوانید بدون سوراخ کردن برگه های اسناد و مدارکتان، آنها را توسط این کاور های پلاستیکی، داخل لوازم بایگانی قرار دهید.

یک کاور پلاستیکی خوب، باید از مواد ضد الکتریسیته ساخته شده باشد تا هنگام ورق زدن، به همدیگر نچسبیده و به راحتی ورق بخورند. در میان کاورها نیز شفاف و نیمه مات وجود دارند و جنس های ضخیم تر و با دوام تری برای نگهداری طولانی مدت تولید شده اند و اثر انگشت روی آن باقی نمی ماند. کاورها در ابعاد و اندازه های استاندارد کاغذ مانند A4، A3، B5 و A5 در دسترس شما قرار می گیرند و با جنس ها، رنگ ها و تعداد پانچ های متفاوت تولید و عرضه می شوند.
ظرفیت: در هر پوشه کیسه ای (کاور) 30 عدد برگه به ابعاد خودش جای می گیرد و اگر از این تعداد برگه های بیشتری درون آن قرار دهید شکل کلی و صحیح خود را از دست می دهد. درباره پوشه کیسه ای، ابر قهرمان بایگانی بیشتر بخوانید.