کاربرد پوشه آویز
یک بایگانی تر و تمیز با پوشه آویز
آیا برای پیدا کردن هر مدرک و سندی باید کلی وقت صرف کنید؟ آیا اوراق پرونده ها چنان به هم فشرده شده اند که امکان بررسی شان وجود ندارد و به زحمت می توانید یک سند جدید را در پوشه بگنجانید و یا سندی را از پوشه خارج کنید؟ آیا لبه های اوراق پاره شده و از پوشه بیرون زده اند؟
اگر چنین نشانه هایی در محل کارتان وجود دارد، بدانید که سیستم بایگانی تان نیازمند یک بازنگری اساسی است. اگرچه بایگانی دیجیتال، بعضی از این مشکلات را رفع کرده اما هنوز نمی تواند امنیت بایگانی ها را کاملا تضمین کند. از این رو بایگانی سنتی، همچنان جایگاه مهم خود را حفظ کرده است.
برای حل بسیاری از این مشکلات، روش ها و ابزارهایی ساده ولی کارآمد وجود دارند که یکی از آنها، استفاده از پوشه آویز است.
چگونه از پوشه آویز در بایگانی استفاده کنیم ؟
تعیین گروه های اصلی
اولین گام در دسته بندی اوراق اداری ، تعیین گروه های اصلی است. هر سازمان، متناسب با حوزه های فعالیت و تنوع اسناد ی که در اختیار دارد، باید چند گروه اصلی را معین کند.
تعیین گروه های فرعی
به منظور دسترسی سریع تر و آسان تر به اسناد و مدارک، هر گروه اصلی باید شامل چند گروه فرعی باشد. بنابراین هر سندی دارای یک عنوان اصلی و یک عنوان فرعی است.
استفاده ازسیستم کدبندی رنگی
عنوانگذاری هر گروه
بعد از اینکه جای هر مدرک یا سند مشخص شد، عنوان هر گروه را تمیز و خوانا روی برچسب درج کنید. ابتدا عنوان گروه اصلی و سپس عنوان گروه فرعی را بنویسید. این مدل عنوانگذاری مخصوصا اگر پوشه ها هم رنگ باشند، پیداکردن اوراق را آسان می کند.
مرتب سازی پرونده ها
بعد از ثبت عناوین، باید پرونده ها را مرتب کرد. هر سازمان متناسب با حوزه های فعالیت و تنوع اسنادی که در اختیار دارد،، روشی را برای دسته بندی پرونده ها، اتخاذ می کند. مرتب سازی براساس حروف الفبا یکی از رایج ترین روش ها است.
حفظ فاصله بین پرونده ها
بایگانی صرفا حفظ و نگهداری اسناد قدیمی نیست و باید همیشه فضایی برای اسناد و مدارکی که در زمان حال و آینده تولید میشوند در نظر گرفت. اگر بعدا بخواهید فضایی برای اسناد جدید ایجاد کنید، کارتان سخت شده و باید وقت و هزینه بیشتری صرف کنید.
آیا شما از پوشه آویز استفاده می کنید؟ پوشه آویز چه کاربردی برایتان دارد؟
