کشف راز موفقیت سازمان ها!
در پس زمینه اکثر فیلم ها که در دفتری حرفه ای فیلمبرداری می شوند، شما با قفسه هایی پر از زونکن های رنگی با حلقه انگشتی های یک اندازه مواجه می شوید. دلیل قرار دادن آنها در دکور و این طراحی هوشمندانه چیست؟ غیر از زیبایی و نظم، موفق و حرفه ای بودن سازمان تمام چیزی است که می خواهند به مخاطب نمایش دهند.
در نتیجه ما قصد داریم به شما بگوییم چرا سازمان های موفق از زونکن استفاده می کنند؟ یا سوال درست تر اینکه؛ چرا استفاده از زونکن باعث موفقیت سازمان ها می شود؟ اما قصد ما این نیست که تنها دلیل، زونکن را معرفی کنیم بلکه می خواهیم بگوییم زونکن نیز یکی از دلایل تاثیر گذار بر موفقیت است.
با تمام حجم کاغذی که یک سازمان در طی زمان و برای معاملات، قراردادها و ... تولید می کند، سازماندهی همه اینها نوعی چالش است. حال چه کسانی و با چه کارهایی از پس این چالش بر می آیند؟ کسانی که تکنیک های مدیریت اسناد را تا حد زیادی بدانند. در ادامه ما می خواهیم راز موفقیت برخی سازمان ها را با شما در میان بگذاریم.
برای موفقیت در کسب و کار نیاز به تکنیک هایی دارید که اول از همه برای نظم و ترتیب اتاق های کار شما مثمر ثمر خواهد بود:
اولین تکنیک انتخاب زونکنی مناسب، کاربردی و با دوام است:
- زونکنی که ابعاد آن برای سایز استاندارد کاغذ های شما مناسب باشد. ( به عنوان مثال زونکن سایز A4، A5 و A3 که برای برگه هایی به همین سایز یا قرارداد، فاکتور، نامه، قبض و ... مورد استفاده قرار می گیرند. )
- زونکنی که عطف زیادی برای بایگانی تعداد بالای کاغذ های شما داشته باشد. ( لازم است بدانید که علاوه بر عطف حلقه آن نیز باید جادار باشد. )
- محصولی که جنس آن با کیفیت، قابل شستشو، ضد گرد و غبار و محکم در برابر آسیب باشد.
- یک زونکن که مواد به کار رفته در آن سازگار با محیط زیست باشد. ( لازم به ذکر است بدانید که ممکن است زونکنی سازگار با محیط زیست پیدا نکنید، اما اگر زونکن با کیفیتی تهیه کنید که بتوانید تا سالهای سال از آن استفاده کنید و نیازی به دور انداختن آن نباشد، بنابراین آن زونکن را می توان سازگار با محیط زیست نامید. )
- این محصول دارای حلقه انگشتی باشد. ( حلقه انگشتی برای به راحتی بیرون کشیدن زونکن از داخل قفسه مورد استفاده قرار می گیرد. )
- زونکنی که دارای طیف وسیع رنگی باشد تا شما بتوانید از هارمونی رنگی آن در سازمان خود استفاده کنید.
برای هر نوع سندی با هر اندازه ای زونکن مخصوص آن را باید تهیه کرد. به عنوان مثال برای بایگانی فاکتورها و نامه های کوچک یا قبض ها زونکن A5 بسیار کاربردی است و برای تهیه زونکنی که دارای همه این موارد باشد باید از فروشگاهی باشد که سالهای زیادی کار کرده و امتحان خود را به دیگران پس داده است. پس از تهیه زونکن باید تکنیک دیگری را بدانید که مربوط به داخل سازمان شماست.
دومین تکنیک دسته بندی زونکن ها بر اساس مواردی است که خواهید خواند:
- دسته بندی بر اساس حروف الفبا
- تفکیک با تاریخ
- طبقه بندی موضوعی
سریع پیدا کردن یک سند یا صورتحساب زمانی که رئیس یا مشتری آن را درخواست می کند در عوض تلف شدن وقت باعث ایجاد یک روز کاری متفاوت برای کارمندان می شود.
حال فرض کنید زونکن های مناسب سازمان خود را تهیه کرده اید و در هر اتاق می خواهید آنها را استفاده کنید باید بدانید که شما می توانید هر نوع مدارکی را بر اساس سه مورد نام برده شده تفکیک کنید. به عنوان مثال مدارک حسابداری را بر اساس حروف الفبا دسته بندی کنید یا طبقه بندی قراردادها را با تاریخ انجام دهید.
این کار به شما کمک می کند تا به هر سندی که در هر زمانی نیاز پیدا کنید، آسان و سریع در دسترس شما قرار گیرد. اگر شما کار ارباب رجوع یا هر درخواست کننده دیگری را سریع راه بیاندازید، همه از شما راضی خواهند بود. علاوه بر این شما زمانی را که می خواهید صرف پیدا کردن برگه ای کنید، به کارهای مهم دیگری که در دست دارید اختصاص می دهید.
این موضوع اتلاف وقت کارمندان سازمان شما را کاهش می دهد و باعث انجام کارهای مفید توسط آنها خواهد شد...
تکنیک سوم: رنگ بندی را رعایت کنید
دلیل رعایت کردن هارمونی رنگ ها این است که زمانی که ارباب رجوع به دفتر شما می آید اولین چیزهایی به چشمش می خورد رنگ است و زمانی که شما از ترکیب رنگ های خوبی استفاده کرده باشید، او به حس خوبی دست می یابد.
شاید برای شما این سوال پیش آمده باشد که تا اینجای کار موفقیت کجاست و چگونه به دست می آید؟
اکثر شما که یا صاحب سازمانی هستید یا در آن مشغول به کاری هستید ممکن است با آدم های زیادی سر و کار داشته باشید که همواره در رفت و آمد به سازمان شما هستند. از ارباب رجوع گرفته تا مدیران سازمان های دیگر...
فرض کنید شما با سازمان های زیادی کار می کنید و می خواهید قراردادی امضا و شروع به همکاری کنید؛ اولین کار این است که شما جلسه ای با آنها ترتیب می دهید و آنها را به سازمان خود دعوت می کنید. خیلی مهم است که شما اتاق مرتبی داشته باشید که این مرتب بودن مستلزم داشتن زونکن است و همچنین برای بسیاری از افراد نظم در مکانی عمومی حائز اهمیت زیادی بوده و روی افراد مرتب به اصطلاح بیشتر حساب باز می کنند.
زمانی که آنها به سازمان شما پا می گذارند، همانطور که قبلا گفته شد، در لحظه اول کسی که پا به اتاق شما می گذارد، رنگ ها نظر او را جلب می کنند. پس از جلب توجه او با رنگ ها، متوجه می شود که شما انسان منظم و وقت شناسی هستید که از وسیله ای برای نگهداری، دسته بندی و مراقبت از برگه ها و اسناد خود استفاده می کنید.
بنابراین او شما را فردی قابل اعتماد و مطمئن می پندارد که می تواند برای شراکت یا بستن هر نوع قراردادی روی شما حساب ویژه ای باز کند و می داند که شما از قرارداد و اسناد محرمانه سازمان او هم مانند برگه های مهم سازمان خود نگهداری می کنید. علاوه بر اینها دسته بندی موضوعی مطالب شما که باعث انجام کار مفید کارمندان می شود، نوعی موفقیت برای سازمان به ارمغان می آورد.
آوازه نظم حرفه و سازمان شما به ادارات دیگر می رسد و آنها نیز خواهان شراکت با شما هستند که این همان دلیل رونق کسب و کار و موفقیت سازمان شماست. رازی که شما به همین سادگی کشف کرده اید...
