دفتر کار خانگی یا home office خود را سازماندهی کنید!

اگر شما فریلنسر یا جز افرادی هستید که در خانه دفتر کارتان را دایر کرده اید یا صاحب دفتری کوچک هستید، شانس این را دارید که مسئولیت خرید و سازماندهی لوازم التحریر با خودتان باشد. قطعا شما یک مدیر اداری یا نماینده خرید نخواهید داشت کهنیاز به یک کمد لوازم التحریر داشته باشید که وسایل بسیاری در آن ذخیره شده و به طور مرتب پر می شود. آنچه مهم به نظر می رسد این است که چگونه این وسایل اداری را سازماندهی کنید تا کشوها یا کمدتان پر از وسایل بی مصرف نشود، اما همچنان ملزومات کارتان در دسترس باشد. در ادامه روش ها و مراحلی برای سر و سامان دادن به هوم آفیس یا دفتر کار خانگی به شما خواهیم گفت. آنچنان که پیش از این و در مطلب 7 قانون حیاتی برای فریلنسرها به برخی از آن اشاره کردیم.

1.        بررسی و مرتب کردن لوازم اداری، لوازم بایگانی و لوازم التحریری که ازقبل داشته اید :

همه وسایل را بیرون بیاورید یا حداقل کشو به کشو و قفسه به قفسه، شروع به بررسی و مرتب کردن کنید. مبنای مرتب سازی را به چهار دسته تقسیم کنید :

1-1  . وسایل یا لوازم التحریری که روزانه استفاده می کنید :

این وسایل را دم دستتان بگذارید. بهترین و ایده آل ترین حالت کشو یا قفسه ایست که دستتان به آن برسد.

1-2  . وسایل یا لوازم التحریری که هفتگی استفاده می کنید :

همه این وسایل را در یک جعبه یا سبد گذاشته و در محلی قرار دهید که پیدا کردن و دسترسی به آن کمتر از یک دقیقه زمان ببرد.

1-3  . وسایل یا لوازم التحریری که فقط گاهی از آن استفاده می کنید :

شاید انبار خانه مکانی بهتر برای ذخیره لوازم باشد، جایی دور از دید و دسترس.

1-4  . وسایل یا لوازم التحریری که در یک سال گذشته از آن استفاده نکرده اید یا ممکن است هرگز از آن استفاده نکنید :

از شر این وسایل خلاص شوید. آنها فضای ارزشمندتان را می گیرند. می تواند یک دستگاه فکس باشد یا یک دستگاه اضافه و یا حتی چیزهای ساده ای مثل یک کابل، نوار پلاستیکی یا حتی یک CD خالی. این لوازم را به کسی ببخشید که از آن استفاده می کند و به کارش می آید.

2.        پیدا کردن جایگزین و حذف لوازم التحریر دفتر تکراری :

اگر می توانید از ماشین حساب کامپیوترتان استفاده کنید، ماشین حساب خود را کنار بگذارید. یا یک سیستم فکس الکترونیکی که از طریق کامپیوترتان قابل استفاده است را با دستگاه فکس که هم فضای میزتان را اشغال کرده و هم برایتان هزینه مالی دارد، جایگزین کنید.

حتی برای اقلام کوچک سعی کنید فکر کنید که کدام یک از آن ها جایگزین دیگری می شود. همچنین مواردی که یکسان هستند و تنها شکل و ظاهری متفاوت دارند را تنها به یک مورد دلخواه کاهش دهید. وسایلی نظیر :

•          گیره کاغذ
•          گیره کلیپسی
•          منگنه یا سایر وسایل اتصال دهنده
•          گیره پلاستیکی
•          دستگاه پانچ و گیره مخصوص آن

همه این موارد یک کار را انجام می دهند و چند کاغذ را به هم متصل می کنند. شما می توانید تنها یک یا دو مورد از آنها را با توجه به نیازتان انتخاب کرده و نگه دارید. همین مورد در مورد خودکارهای رنگی، هایلایترها و ماژیک های وایت بورد نیز صدق می کند. به چند عدد از آنها واقعا نیاز دارید؟ شما تنها شانس انتخاب یک یا دو رنگ را دارید نه مجموعه کاملی از رنگها.

3.        بررسی هر آنچه که شما هنوز نیاز دارید :

چک لیست لوازم التحریر مورد نیاز در home office خود را مرور کنید (در مقاله چک لیست لوازم التحریر برای دفتر کار خانگی یا هوم آفیس به آن اشاره کرده ایم). پس از آن، برای سازماندهی وسایلتان دو راه دارید : شما ممکن است از چیزی که به آن نیاز دارید، صرف نظر کنید و یا اینکه نمیخواهید لیست تان را کوتاه و مختصر کنید.

4.        یک میز کار مینیمال = حداکثر بهره وری و کارایی

لوازم التحریری که همیشه از آن استفاده می کنید مثل قلم یا خودکار مورد علاقه تان را روی میز قرار دهید. اما وسایل غیرضروری را از روی میز بردارید تا جا برای وسایل مهمی نظیر کامپیوتر، دفتر یادداشت و چراغ مطالعه باز شود. آشفتگی روی میز باعث می شود شما نامرتب به نظر برسید، احساس بی نظمی کنید و ذهنتان از کار و وظایفی که در دست دارید، منحرف شود.
پیشنهاد می کنیم برای آشنایی بهتر با مفهوم میز کار مینیمال، مطلب مینیمالیست باش را مطالعه کنید.

5.        استفاده اکسپندینگ فایل، کازیه و سایر وسایل بایگانی برای یک سازماندهی هوشمندانه لوازم التحریر

فروشگاه های لوازم التحریر و اداری پر از وسایل مختلف و کاربردی برای سازماندهی، نگهداری و بایگانی وسایل برای سازمان های کوچک است. این وسایل ارزان هستند و در رنگ های مختلفی تولید شده است. همچنین به شما کمک می کند تا اکثر لوازم مورد نیازتان را در یک فضا قرار دهید و از چیدن هزاران شی مختلف روی میز کارتان برای نگهداری خرده ریزهایتان خلاص شوید.

حتی ممکن است بخواهید با وسایل غیر قابل استفاده مثل سطل ماست یا جعبه کفش و ... این وسایل بایگانی و ارگنایزر را برای خود بسازید. ما در مقالات قبلی نحوه ساخت برخی از این لوازم را در گروه مقالات خودت بساز آموزش داده ایم.

6.        پاکسازی را دوره ای تکرار کنید.

هر سه ماه مراحل فوق را تکرار و home office یا دفتر کار کوچکتان را از وسایل بیهوده و غیر قابل استفاده پاکسازی کنید. برای این کار یک یادآور در پلنر یا تقویمتان ثبت کنید تا فراموش نشود. اگر هر سه ماه یکبار 10 تا 15 دقیقه برای منظم کردن وسایلتان زمان بگذارید به مراتب بهتر از آن است که هر سال بیش از یک ساعت را صرف جداسازی و دور ریختن وسایل به دردتان کنید. فراموش نکنید با چند راهکار ساده می توانید انرژی محیط کارتان را بیشتر کنید. پیش از این در مطلب با فنگ شویی انرژی را میهمان محیط کار خود کنید به طور مختصر از نقشه باگوآ و میز کار گفته ایم.

آیا شما نیز ایده های شگفت انگیز برای سازماندهی لوازم اداری در دفتر کوچک و یا هوم آفیس خود دارید؟ برایمان در بخش نظرات بنویسید! ما دوست داریم در مورد آنها بخوانیم.