10 نکته طلایی برای بایگانی اسناد

آیا در محل کارتان اوراق و اسناد زیادی دارید که نامنظم روی هم تلنبار شده و هر روز هم اوراق جدیدی به قبلی ها اضافه می شود؟ آیا فکر منظم و مرتب کردن این توده حجیم، شما را نگران می کند؟ آیا دسته بندی اسناد و اوراق را نشدنی می دانید؟
اما آرشیو کردن خیلی کار سختی نیست، اتفاقا برعکس می تواند خیلی هم لذت بخش هم باشد، با نظم دادن به این اوراق آشفته، افکار و کارهایتان نیز منظم شده و با انرژی و تمرکز بیشتری می توانید کارهایتان را بهتر انجام دهید.

برای داشتن یک بایگانی موفق پیشنهاد می کنیم این 10 نکته را بخوانید:

1. اسناد را بررسی کنید.

ابتدا همه اوراق و اسناد را بررسی کنید تا مشخص شود بایگانی کدام اسناد و اوراق ضروری است، کدام اسناد را می توان دیجیتالی نگهداری کرد، بایگانی چه اسنادی ضروری نیست و دور ریختن آنها مشکلی ندارد. بررسی اسناد موجب صرفه جویی در فضای بایگانی می شود و می توان از اوراق جدید بیشتری نگهداری کرد. زمانی را برای بررسی اسناد خود در نظر بگیرید تا هر سند و مدرکی که برای شما نیاز نیست را دور بریزید و فضای بیشتری برای خود ایجاد کنید.

بیشتر بخوانید: چگونه اسناد و مدارک خود را بایگانی کنید. قسمت 1 و قسمت 2

2. از آرشیو دیجیتالی استفاده کنید.

بایگانی بعضی اسناد و مدارک الزام قانونی ندارد اما برای انجام امور مختلف نیاز داریم تا آنها را آرشیو کنیم. لازم است بدانید که دیجیتالی کردن اسناد و مدارک اولین گام اساسی برای جلوگیری از خطرات احتمالی از بین رفتن اطلاعات شرکت است که خیال سازمان را از همیشگی بودن اطلاعات آسوده می کند.

معمولا توصیه می شود این نوع اسناد را اسکن کرده و به صورت دیجیتالی بایگانی کرد. یادتان نرود که نسخه کاغذی مدارک را نیز نگه دارید زیرا هر دو آنها در نبود دیگری مورد استفاده قرار می گیرد.

3. از جعبه های بایگانی استفاده کنید.

جعبه های بایگانی باید متناسب با وزن و سایز محتویاتشان باشند. کیفیت و مرغوبیت جعبه های بایگانی بسیار مهم است، برای حفظ سلامت و ماندگاری بیشتر اسناد و مدارک، جعبه های بایگانی باید مستحکم و بادوام باشند. جعبه های بایگانی سایز بزرگ را می توانید برای نگه داری چندین پوشه، زونکن، پاکت، کلاسور، فایل و پوشه آویز استفاده کنید تا فضای مکان بایگانی شما بهینه شود.

بیشتر بخوانید: راهنمای خرید جعبه بایگانی

4. یک مکان مناسب برای بایگانی انتخاب کنید.

محل بایگانی نباید از محل کار خیلی دور باشد، دسترسی به واحد بایگانی باید خیلی ساده و آسان باشد. استارت آپ ها و موسسات نو پا که اسناد و مدارک کمتری دارند، می توانند بخشی از دفتر کارشان را به واحد بایگانی اختصاص دهند. البته باید در نظر داشت با گسترش کارها و فعالیت ها بر حجم این اسناد و مدارک نیز افزوده می شود، بنابراین فضای بزرگتری برای این کار در نظر بگیرید و نکات ایمنی را در محل بایگانی رعایت کنید.

بیشتر بخوانید: محل مناسب بایگانی

5. جعبه های بایگانی را عنوان گذاری کنید.

به منظور دسترسی سریع و آسان به اسناد و مدارک باید آنها را دسته بندی کرد. برای این کار اول باید عنوان هر جعبه را مشخص کنید و بعد یک روش برای نام گذاری پرونده ها انتخاب کنید ( موضوعی، الفبایی، بر اساس تاریخ و... )، سپس از اسناد درون جعبه فهرستی تهیه کنید، فهرست باید اطلاعات دقیق و کاملی ارایه کند، با این فهرست جای دقیق هر سند و مدرک را می دانید و برای یافتن یک سند، وقت و انرژی تان بیهوده هدر نمی رود.

6. اسناد مشابه را در کنار هم نگهداری کنید.

اسناد مرتبط و مشابه را در یک جعبه، کشو یا کمد کنار هم نگهداری کنید. مثلا کلیه گزارش های مالی کنار هم و مجزا از تمام اسناد مربوط به سوابق کاری افراد نگهداری شوند. این کار نیز با نظمی که به محل بایگانی می دهد، باعث می شود تا به راحتی به اسناد و مدارک مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید. بهینه کردن فضا و زمان برای بایگانی، سازمان شما را به بهترین شکل ممکن مدیریت می کند و رضایتی کامل برای شما و مشتریان به وجود می آورد.

7. مدت زمان نگهداری اسناد را مشخص کنید.

اگر مدت زمان لازم برای نگهداری هر سند را بدانید، دیگر لازم نیست مدت های طولانی آنها را در بایگانی نگهداری کنید، بلکه با سررسید زمان مقرر می توانید اسناد را امحا کنید و برای اسناد جدید فضای کافی را فراهم کنید. به عنوان مثال پس از فسخ قرارداد با کارمند، شرکت یا مشتری دیگر نیازی به مدارک آنها ندارید و می توانید اسناد را از بین ببرید.

بیشتر بخوانید: با انواع محصولات بایگانی آشنا شوید.

8. امنیت اسناد و مدارک را فراهم کنید.

شرایط محیط بایگانی بر سلامت و ماندگاری اسناد تاثیر زیادی دارد. آگاهی از میزان رطوبت، دما و آلاینده های محیطی کمک می کند برای حفظ امنیت اسناد و مدارک، تجهیزات و تمهیدات لازم را فراهم کنید. برای اینکه این امنیت فراهم شود می توانید مقاله های مرتبط با محل مناسب بایگانی را مطالعه کنید و اطلاعات بیشتری کسب کنید، زیرا با تعیین مناسب ترین مکان برای بایگانی، اسناد و مدارک از خطرات گفته شده در امان می ماند.

9. از واحدهای بایگانی داخل دفتر مراقبت کنید.

اگر واحد بایگانی داخل دفتر کار باشد، اسناد و مدارک به مراقبت بیشتری نیاز دارند، چراکه در کنار سایر لوازم و برگه ها قرار دارند، افراد مختلف بارها به اوراق بایگانی یا غیر بایگانی رجوع می کنند، بنابراین استفاده های مکرر احتمال گم شدن و آسیب دیدن اسناد را بیشتر می کند. برای جلوگیری از این مورد بهتر است به کسی که اطلاعات لازم را درباره بایگانی دارد، مسئولیت اتاق بایگانی را بدهید و خیال خود را نیز آسوده کنید.

10. با کمک ابزارهای مناسب از فضای بایگانی بهینه استفاده کنید.

از ابزارها و تجهیزاتی برای بایگانی استفاده کنید که بتوانید در حداقل فضا، حجم بالایی از اسناد را بایگانی کنید. قفسه ها، کمد یا کشوهای دوار به شما پیشنهاد داده می شود و برای داخل آنها نیز لوازمی از جمله زونکن، کلاسور، پوشه، جعبه بایگانی، فایل آویز، پاکت، پوشه آویز، نگهدارنده مدارک و ... در نظر گرفته شده است تا فضایی بهینه، منظم، جادار و ایمن داشته باشید.