چگونه پروژه‌هایمان را سر وقت تحویل دهیم؟
مدیریت کارها و تحویل به موقع آن‌ها از ضرورت‌های هر شغلی است. کسی که در زمان محدود می‌تواند کارها را ارزیابی و اولویت بندی کند، به احتمال زیاد فرد قابل اعتمادی است و برای مدیریت و انجام کارهای سخت روی او حساب ویژه ای باز می‌کنند.
در پروژه‌های بزرگ، تک تک افراد در تحویل به موقع پروژه به کارفرما نقش دارند و کوچک‌ترین تاخیری باعث اخلال در روند کار می‌شود.
مواردی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم، به شما کمک می‌کند تا ضمن افزایش بهره وری، پروژه‌های خود به موقع تحویل دهید.
زمان سر رسید پروژه‌ها را مدیریت کنید
هرگاه پروژه ای به شما محول می‌شود، اولین نکته ای که باید به آن توجه کنید، «زمان سررسید» یا deadline است. باید موعد تحویل پروژه را با توجه به سایر کارهای در دست اجرا مدیریت کنید. پروژه‌های جدید ممکن است در قالب یک کار چند ساعته تک نفره و یا همکاری با یک تیم برای مدت زمان یکماه تعریف شوند. به هر حال، برای انجام آن‌ها، لازم است تا برنامهریزی جدیدی انجام دهید و در دفتر برنامه ریزی یادداشت کنید.
اگر برنامه زمانی شما پر شده و احساس می‌کنید از عهده برخی پروژه‌های زیردستتان بر نمی‌آیید، در اولین فرصت این موضوع را با مدیرتان در میان بگذارید. آن‌ها می‌توانند حجم کاری شما را کاهش دهند و یا به افراد دیگر بسپارند. اکثر مدیران، همیشه سرشان شلوغ است، انتظار نداشته باشید تا زمانی که چیزی نگفته‌اید، از دغدغه شما باخبر باشند.
پروژه‌ها را ارزیابی کنید
برخی از کارها به نظر آسان می‌آیند، اما ممکن است بیش از حد وقتگیر باشند. مثلاً کارهایی مثل وارد کردن اطلاعات یا طراحی یک فایل ارائه یا راهنمای آموزشی. بنابراین پس از مشخص شدن سررسید، زمانی را برای شناخت کار و ملزومات موردنیاز آن صرف کنید.
ممکن است لازم باشد پروژه را زودتر شروع کنید و یا اینکه اطلاعات خود را بیشتر کنید، بنابراین پس از تهیه موارد لازم، به جای عجله کردن برای به پایان رساندن آن در ساعات منتهی به سر رسید، پروژه را به مرور تکمیل کنید و تحویل دهید.
جایی برای ایده‌ها داشته باشید
در پروژه‌هایی که نیازمند خلاقیت و ایده پردازی هستند، ممکن است کار کردن بر پایه زمانبندی تعریف شده، سخت باشد. بنابراین لازم است تا ایده‌ها یا نمونه‌های الهام بخشی که قبلاً دیده‌اید را در کنار خود داشته باشید. هر چیزی می‌تواند الهام بخش باشد. کوچک‌ترین چیزها ممکن است جرقه ای برای انجام پروژه خلاق شما باشد. تبلیغات مجلات و روزنامه ها، یک لوگو یا تصویر سازی زیبا و خیلی چیزهای دیگر ممکن است روزی برای طراحی محصول به کار آیند. این ایده ها را در جایی که خود و همکارانتان می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند نگهدارید. می‌توانید با طبقه بندی و قرار دادن ایده‌ها در یک زونکن، هر زمان که خواستید، به آن‌ها رجوع کنید.
مقاله مرتبط: راهنمای خرید زونکن
هر زمان که نیاز است، کمک بخواهید
اگر لازم است تا یکی از همکاران شما بر روی بخشی از پروژه نظر دهد، در اسرع وقت از او نظرخواهی کنید. آن‌ها هم مانند شما پروژه‌هایی در دست اجرا دارند و می‌بایست زمان خود را مدیریت کنند. بنابراین مسائل را شسته رفته برایشان تعریف کنید، تا اگر لازم است چیزی در اختیار شما بگذارند به راحتی انجام گیرد.
اگر شما در انجام پروژه خود دچار مشکل شوید، همکارانتان می‌توانند به شما کمک کنند. ممکن است آن‌ها نمونه یا منابعی در اختیار داشته باشند که به روند پروژه شما کمک کند و بتوانید برای دفاع از کارتان استفاده کنید. به هر حال دریافت نقطه نظرات اشخاص دیگر بر روی کارتان، می‌تواند به بهتر شدن کار کمک کند.
چه زمانی و چگونه بهترین عملکرد را دارید
هر کس روش خاصی برای انجام کارها دارد. ممکن است دو همکار برای انجام یک کار، دو روش متفاوت را اجرا کنند ولی در نهایت نتیجه ای یکسان بگیرند. برخی علاقه دارند پیش از شروع یک کار، تا جایی که می‌توانند در مورد آن تحقیق کنند. در مقابل عده ای نیز دوست دارند تنها با کمی طوفان فکری به سراغ اصل مطلب بروند.
لازم است تا بازه زمانی که در آن بهترین عملکرد را دارید، بشناسید و انجام پروژه‌های مهم را به این ساعات اختصاص دهید. اگر صبح‌ها توانایی بیشتری دارید، جلساتی را که وقت شما را در این ساعات می‌گیرند، به ساعات دیگری منتقل کنید.
مقاله مرتبط: چگونه با وجود خستگی، بهره وری داشته باشیم
اگر گوش دادن به موسیقی، راندمان کاری شما را افزایش می‌دهد، حتماً اینکار را انجام دهید. برخی از افراد در رویارویی با پروژه‌های سنگین، دچار نگرانی شده و ممکن است از کار دست بکشند. همیشه حرکت مستمر داشته باشید و بهترین زمان و حالت خودتان را پیدا کنید تا بیشترین اثر گذاری را داشته باشید.