راهنمای خرید کمد بایگانی
چه نوع کشو بایگانی برای شما مناسب است؟
امروزه هنوز هم، همه ما با برگه، اسناد و مدارک کاغذی سر و کار داریم. طرح های پیشنهادی، فاکتورها و سایر اسناد لازم برای رجوع در آینده باید با ایمنی بالا ذخیره شوند. یک سیستم سازماندهی خوب می تواند در موفقیت طولانی مدت تجارت شما تفاوت بزرگی ایجاد کند. بدون ابزار مناسب بایگانی، همه چیز می تواند به سرعت از کنترل خارج شود. فایل بایگانی کشو دار یکی از ابزار مهم برای نگه داشتن اسناد و پرونده هاست که اطلاعات مهم شما به آسانی در آن طبقه بندی می شوند تا همیشه بدانید از کجا جستجو کنید.
واضح است که اکثر مردم یک فایل بایگانی کشو دار برای ذخیره سازی پرونده ها، اسناد و مدارک خریداری می کنند و با این وجود که انواع مختلفی از آن وجود دارد، ممکن است تشخیص و انتخاب این موضوع که همه نیازهای شما را برآورده کند، کمی گیج کننده باشد. به فایل بایگانی کشو دار عمودی یا افقی نیاز دارید؟ باید ثابت یا قابل حمل باشد؟ برای کمک به شما در تصمیم گیری، چند پیشنهاد اساسی وجود دارد.
قبل از اینکه شروع کنید:
فایل بایگانی های کشودار عمودی یا افقی عموما برای کاغذهایی به سایز نامه یا اندازه های قانونی در نظر گرفته شده اند. اما اگر می خواهید برنامه های کار خود را سازماندهی کنید، چه می کنید؟ تصمیم بگیرید که برای چه نوع مدارکی می خواهید از فایل بایگانی کشودار استفاده کنید.
چه مقداری کاغذ، اسناد و مدارک می خواهید بایگانی کنید؟ بستگی به نیاز شما دارد، ممکن است به بیش از یک فایل بایگانی احتیاج داشته باشید.
آیا می خواهید کشو بایگانی با میز یا وسایل دیگر شما مطابقت داشته باشد؟ اگر نگرانی برای ظاهر نداشته باشید، ممکن است یک فایل بایگانی فلزی و مقرون به صرفه کافی باشد.
اگر فضا برای شما مسئله است، باید فضای کاری خود را کاملا بررسی کنید اینکه می خواهید اتاقی جداگانه برای بایگانی داشته باشید یا در اتاق کار خود می خواهید آن را قرار دهید. اگر تصمیم شما در اتاق کار است برای آن فضایی را در نظر بگیرید و آن بخش را خلوت کنید.
به خاطر داشته باشید که به فضای کافی در جلوی فایل بایگانی ها احتیاج دارید تا کشوها بدون هیچگونه مانعی بتوانند باز شوند.
اول ایمنی: فایل بایگانی های کشو دار را با مکانیزم ضد سرقت خریداری کنید که به شما امکان می دهد فقط یک کشو در یک زمان باز شود.
انواع فایل های بایگانی
بسته به شغل خود، ممکن است شما به بیش از یک فایل بایگانی برای نظم دادن به کار خود احتیاج داشته باشید. ممکن است کسی تصور کند که همه فایل بایگانی ها یکسان هستند، اما این عقیده درست نیست و انواع مختلفی از فایل بایگانی ها وجود دارند که هر کدام مزایای خاص خود را دارند. دو نوع فایل بایگانی متداول، انواع افقی و عمودی آنها هستند که فایل بایگانی افقی یک نوع کشو پهن تر و کوتاه تر است. این فایل بایگانی ها به اندازه ای هستند که اگر کنار میز خود قرار می دهید، موقع نشستن بتوانید به اسناد و مدارک خود دسترسی داشته باشید.
فایل بایگانی های افقی می توانند اسنادهای سایز نامه و لگال را به دلیل بایگانی یک طرفه در خود نگهداری کنند. این فایل بایگانی ها معمولا دارای 1 تا 3 کشو هستند، اگرچه این کشوها معمولا به عمیقی کشوهای فایل بایگانی عمودی نیستند، اما فضای ذخیره سازی زیادی را ارائه می دهند.
فایل بایگانی عمودی کاملا بلندتر و باریک تر از فایل بایگانی های افقی هستند و تعدادی از کشو های عمیق را در خود جای می دهند. معمولا در هر فایل بایگانی عمودی بین 2 الی 5 کشو وجود دارد و پرونده ها از قست جلو به عقب قرار داده می شوند. فایل بایگانی های عمودی نیز برای پرونده های سایز لگال (نوعی استاندارد کاغذ به نام legal که به معنی قانونی یا حقوقی است) و نامه ای دارند. این فایل بایگانی ها معمولا در کنار دیوار قرار می گیرند زیرا به اندازه کافی بلند هستند و بهتر است که در جایی بدون مزاحمت باشند.
فایل بایگانی مسطح برای نگهداری اسناد و مدارک با اندازه غیر استاندارد مانند طرح ها، نمودار ها، پوستر های مسطح و نقشه ها طراحی شده اند. سایر فایل بایگانی های مسطح در واحدهای 10 کشویی موجود هستند. همچنین انواع بی شماری از فایل بایگانی مسطح وجود دارد، از جمله ویژگی هایی مانند: فایل بایگانی فلزی نقشه برای صاف نگه داشتن اسناد، روکش های گرد و غبار و ... مانند اکثر انواع فایل بایگانی های دیگر این مدل ها نیز با قفل یا بدون قفل در دسترس هستند.
فایل بایگانی آویز برای نگهداری پوشه آویز و فایل آویز هستند که مدارکی را با اندازه های متفاوت آرشیو می کنند. لبه های طرفین این کشو ها به گونه ای طراحی شده اند که بتوان پرونده ها را از آنها آویزان کرد و تنها می توانید پوشه و فایل آویز را در این فایل بایگانی ها قرار دهید.
کمد بایگانی گردان یا دوار برای سرعت و سهولت بیشتر در دسترسی به اسناد و مدارک طراحی شده اند و سازمان ها و موسسات بزرگ با قدمت و پرونده های زیاد بیشتر از این نوع فایل بایگانی استفاده می کنند. برخی از آنها تنها برای زونکن هستند و برخی دیگر برای پوشه که پوشه آویزهای عمودی برای این نوع کمد بایگانی بسیار مناسبند.
ترکیبی از کشو و قفسه برای کسانی مناسب است که در یک فضای اداری سنتی کار می کنند و فایل بایگانی از جنس چوب یا لمینت را به فایل بایگانی فلزی ترجیح می دهند. این نوع کمدها ترکیبی از کشوها در قسمت پایین و قفسه هایی به طور مرتب در بخش بالا هستند.
جنس فایل بایگانی
شاید فکر کنید که اضافه کردن یک کمد یا کشو بایگانی به اتاق شما با وسایل ظریفی که دارید، همخوانی نداشته باشد اما باید بدانید کشوهای بایگانی با اندازه مناسب برای دفتر کار خود پیدا خواهید کرد. فایل بایگانی ها با چوب طبیعی از درختان، گیلاس و افرا ساخته می شوند که گزینه های زیبای زیادی را در اختیار شما قرار می دهند تا در اتاق کار منزل، اتاق محل کار یا بخش بایگانی خود قرار دهید.
همچنین زمانی که در حال خرید فایل بایگانی برای کسب و کار خود هستید، می خواهید آن را با کیفیتی بالا، جنسی مرغوب و برای استفاده طولانی مدت تهیه کنید. باید بدانید که فایل بایگانی های فلزی ارزان تر و با کیفتی کمی پایین تر تولید می شوند. بهترین و با کیفیت ترین آنها از جنس فولاد هستند که شما باید آنها را در مکانی ثابت نگه داری کرده و برای یک اتاق کوچک و شلوغ گزینه مناسبی نیست و برای آنجا بهتر است فایل بایگانی مسطح با رنگی هماهنگ با لوازم اتاق خود انتخاب کنید.
اندازه کشو بایگانی
انتخاب فایل بایگانی با اندازه مناسب به میزان فضای دفتر شما بستگی دارد و اینکه چه تعداد اسناد و مدارک برای ذخیره دارید. حتما بخاطر داشته باشید که اسناد و مدارکی که مستلزم بایگانی هستند، به رشد خود ادامه می دهد. خرید فایل بایگانی که صرفا نیازهای فعلی شما را برآورده سازد، می تواند در نتیجه هدر دادن پول باشد. به جای حدس زدن در مورد ابعاد، نوار اندازه گیری را بزنید و سعی کنید ایده ای دقیق تر از اندازه و سبک کابینت پرونده بدست آورید که به بهترین نحو نیازهای شما را برآورده می کند.
