چگونه سال مالی را ببندیم؟

نحوه بستن حساب ها در پایان هر دوره مالی

پایان هر سال علاوه بر بایگانی، یکی دیگر از کارهای مهم شرکت ها و سازمان ها بستن سال مالی است. این کار به عهده بخش مالی و حسابداری است که اگر سال مالی را نبندند، امکان شروع سال مالی جدید و ثبت فعالیت ها صورت پذیر نخواهد بود. تا پایان سال زمان کمی باقی مانده است، بنابراین با ما همراه شوید تا بستن سال مالی را قدم به قدم فرا گیرید.

بستن حساب در حسابداری چیست؟

مفهوم این عنوان در واقع صفر کردن مانده حساب های شماست. به این معنی که ممکن است زمانی که مانده حساب خود را در پایان سال می گیرید، مبلغی به شما نشان داده شود. این مبلغ اگر مانده نهایی حساب های طرف بدهکار باشد، در حسابداری بستانکار سند می خورد یا اگر مانده نهایی حساب های دارای مانده بستانکار باشد، بدهکار می شود. به این فرآیند صفر کردن مانده یا بستن حساب می گویند. سه نوع حساب وجود دارد به نام حساب های دائمی (حسابی که مانده آن به سال یا دوره ی مالی بعد انتقال داده می شود.)، حساب های موقت (این نوع مانده حساب تنها برای یک دوره یا سال مالی است و باید در انتهای دوره صفر شود.) و حساب های مختلط (ترکیبی از مانده حساب های دائمی و موقت را حساب های مختلط می گویند.)

بیشتر بخوانید: سال مالی چیست؟

دلایل و مزایای بستن سال مالی

اما لازم است بدانید که به چه منظور در پایان هر دوره یا سال مالی باید آن را بست؟
1. آغاز شماره فاکتور، اسناد و ... از اول ( عدد 1 )
2. محاسبه سود و ضرر در انتهای دوره ها یا سال مالی و صفر کردن آنها در دوره مالی جدید
3. پیشگیری از تراکم اسناد و فاکتورها

بستن حساب ها چه زمانی انجام می شود؟

این فرآیند هم در طول دوره یا سال مالی و هم در انتهای دوره انجام می گردد. پروسه بستن حساب ها در طول دوره مالی می تواند شامل قطع همکاری با یک مشتری یا شرکت باشد اما در پایان دوره مالی بستن حساب ها امری پیچیده محسوب می شود. در واقع چگونگی بستن حسابها هم شامل نکاتی است که پیش از شروع باید رعایت کنید و هم دارای مراحلی است که کافی است به ترتیب انجام دهید.

این نکات پیش از شروع بستن دوره مالی رعایت شود:

1. اعلان تمامی فعالیت ها
2. بررسی مجدد تمامی ترازهای مالی
3. اطمینان حاصل کنید که در جریان تمام حساب هایی که باید مانده آنها گرفته شود هستید.
4. بازدید تمامی فاکتورها
5. انجام انبار گردانی و کنترل درستی موجودی کالا در انبار
6. بررسی اسناد و فاکتورهایی که بدون توجه به اصول و فنون حسابداری ثبت شده اند.
7. کنترل موجودی منفی کالاها و تایید صندوق
8. بررسی کاردکس ( کارتی که در آن تعداد و تاریخ ورود و خروج کالای معینی به انبار ثبت شود.)
9. رسیدگی به سرفصل ها
10. ویرایش موجودی کالاهای انبار و قیمت میانگین کالا
11. مرتب کردن اسناد قبل از بستن حساب ها

بیشتر بخوانید: اصول حسابداری انبار (قسمت اول)

حساب خلاصه سود و زیان:

این حساب نیز یک حساب موقتی بوده که مانده سایر حساب های موقت به آن بسته می‎شود و مانده نهایی آن نشان دهنده سود یا زیان شرکت در طی یک دوره مالی است:
مانده بدهکار حساب خلاصه سود و زیان نشان دهنده بیشتر بودن هزینه‎های یک دوره مالی نسبت به درآمدها بوده و نشان دهنده زیان می‎باشد.
مانده بستانکار حساب خلاصه سود و زیان نشان دهنده بیشتر بودن درآمدهای یک دوره مالی نسبت به هزینه‎ها بوده و نشان دهنده سود می‎باشد.

بیشتر بخوانید: اصول حسابداری انبار (قسمت دوم)

مراحل فرآیند بستن حساب های موقت در انتهای دوره یا سال مالی:

مرحله اول: مبلغ مانده فروش یا درآمد سازمان و ... را بدهکار و سپس حساب خلاصه سود و زیان را بستانکار کنید. ( حساب خلاصه سود و زیان حسابی است که مانده بستانکار آن نشان می دهد که درآمد یک دوره یا سال مالی شما نسبت به هزینه های آن بیشتر بوده و سود محسوب می شود و مانده بدهکار آن نشان دهنده هزینه بیشتر دوره مالی نسبت به درآمد است و زیان به حساب می آید. )

مرحله دوم: در این مرحله باید هزینه ها را ببندید. به اندازه مجموع تمامی هزینه ها، خلاصه سود و زیان را بدهکار و هزینه ها را بستانکار کنید.

مرحله سوم: پس از پشت سر گذاشتن دو مرحله قبل نوبت به بستن مانده حساب خلاصه سود و زیان می رسد. این مانده را برخی مواقع می توانید به حساب سرمایه انتقال دهید و و برخی مواقع معاد جمع کل هزینه های خود، خلاصه سود زیان را بدهکار و هزینه ها را بستانکار کنید.

قابل توجه: مورد اولی که درباره سرمایه کردن مانده سود و زیان گفته شد، در برخی از سایت های داخلی و خارجی یا کتاب ها نوشته شده است. بنابراین بهتر است بدانید که برای انجام این کار نیاز به پشت سر گذاشتن مراحل قانونی از جمله گزارش گرفتن دقیق میزان سود یا زیان در هر سال و لازمه ثبت صورت جلسه انجمن شرکت یا هر گونه واحد اقتصادی شما در اداره ثبت شرکت ها جهت تغییر در سرمایه دارید.

بیشتر بخوانید: اصول حسابداری انبار (قسمت آخر)

به طور مثال این کار دو حالت دارد:

حالت اول: درج بسته شده حساب خلاصه سود و زیان با فرض گرفتن مانده بدهکار که در واقع زیان به حساب می آید و در این حالت با بدهکار کردن حساب سود (زیان) انباشته و بستانکار کردن حساب خلاصه سود و زیان انجام می شود.

حالت دوم: همچنین با فرض گرفتن مانده بستانکار یعنی سود، برعکس حالت اول اتفاق می افتد. 

مرحله چهارم: در آخر باید یک سری کار انجام داده و سپس حساب های دائمی را ببندید. این کارها شامل شناسایی و درج ذخیره مالیات، اندوخته قانونی و سایر موارد می باشد.

شما می توانید هر کدام از این مراحل را جداگانه جستجو کنید و انجام دهید. به طور مثال روش محاسبه میزان مالیات را در مرورگر خود بنویسید و مراحل آن را به ترتیب انجام دهید. ما در این مقاله به دو دلیل پیچیده نشدن مطلب برای شما و اینکه همه اصناف مالیات پرداخت نمی کنند، از پرداختن به این موضوع جلوگیری می کنیم.

اما بخوانید درباره بستن حساب های دائمی: برای این کار شما از عملی به نام تراز اختتامیه استفاده می کنید. به این معنی که در ترازنامه اختتامیه کلیه حساب هایی که بدهکار هستند، بستانکار می شوند، حساب آن ترازنامه را بدهکار می کنید و سپس کلیه حساب هایی که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار کرده و حساب تراز اختتامیه را بستانکار می کنیم.

پس از اینکه شما تمامی این مراحل را با دقت کامل و به ترتیب انجام دادید، نوبت به صدور اسناد افتتاحیه می رسد. به این صورت که حساب های دارای مانده بدهکار در تراز اختتامیه را بدهکار و حساب تراز افتتاحیه را بستانکار کنید. در صورتی که به سرفصل گذاری علاقه ای ندارید، می توانید هنگام بستن حساب های پایان دوره یا سال مالی، تمامی حساب های بستانکار را بدهکار نمایید و برعکس...

صدور سند افتتاحیه را انجام دهید؛ یعنی یک سند افتتاحیه باز کنید و تاریخ آن را روز اول از اولین ماه سال جدید ثبت کنید. همچنین شرح این سند را " سند افتتاحیه " یادداشت کنید. مانده حساب های دائمی سال های قبل مانند دارایی (جاری و غیر جاری)، سرمایه و بدهی های جاری و غیر جاری را در سند افتتاحیه ثبت کنید.

امیدواریم که این مطلب درباره آموزش بستن سال مالی برای شما مفید واقع شود و با عنوان، جزئیات و نحوه بستن دوره های مالی آشنا شده باشید.