چگونه یک ایمیل رسمی بنویسیم؟

نوشتن یک ایمیل رسمی ممکن است کمی دلهره آور به نظر برسد، چرا که معمولا از ایمیل برای کارهای شخصی و غیر رسمی استفاده می شود. اما اگر نیاز به ارسال نامه الکترونیکی به یک استاد، مدیر، همکار تجاری، سازمان دولتی یا سایر گیرنده هایی دارید که لازم است تشریفات خاصی را رعایت کنید، فقط همین چند دستورالعمل ساده را دنبال کنید : پیام خود را واضح و روشن عنوان کنید و انتظارات متداول، لحن بیان و قالب بندی را رعایت کنید. در آخر و پیش از آنکه دکمه ارسال را بزنید، محتوای ایمیل خود را دوباره تصحیح و بررسی کنید. ما در ادامه یک مطلب بسیار مفید و کاربردی را برایتان ترجمه کرده ایم. امیدواریم که مفید واقع شود.

•         قالب بندی ایمیل

1.        از یک آدرس ایمیل حرفه ای استفاده کنید.

در حالت ایده آل، آدرس ایمیل شما باید نام واقعی شما باشد، نه نام کاربری یا نام مستعار. برای ساخت آدرس ایمیل در صورت امکان از نقطه، خط فاصله یا زیرخط به همراه نام شماست استفاده کنید. بدون شماره یا حروف اضافه.

2.        یک فونت حرفه ای انتخاب کنید.

در حال حاضر بیشتر سرویس های ایمیل این امکان را به شما می دهد که با استفاده از انواع فونت و استایل های متن، کار نوشتن را انجام دهید. با این وجود برای یک ایمیل رسمی، محافظه کار باشید و از فونت های استاندارد و رایج استفاده کنید. علاوه بر این :

ـ ایمیل خود را در سایز فونتی که خوانا باشد، بنویسید.

ـ از استایل های خاص مانند italics ، هایلایت کردن یا فونت های چند رنگ استفاده نکنید؛ مگر اینکه آنها را از نظر محتوا و هدف ایمیل ضمانت کنید.

3.        موضوع را در یک خط کوتاه و دقیق بنویسید.

برای بیان موضوع، تنها از چند کلمه کلیدی استفاده کنید تا دقیقا آنچه که می خواهید بنویسید را نشان دهد. این کار کمک می کند که خوانندگان از ایمیل شما به سادگی نگذرند. انتخاب موضوع بی ربط یا نامناسب، نشان می دهد که ایمیل مهم نیست و خیلی وقت ها نخوانده باقی می ماند.

ـ موضوعاتی مانند "سوال سریع"، "ارتباط با شما" یا "ایمیل در مورد یک موضوع مهم" که بسیار مبهم یا بدیهی است، موضوعاتی مفید هستند.

ـ "جلسه : پله برقی آسیب دیده در 12 مارس"، کوتاه و قابل توجه است. فرستنده به شما موضوع اصلی و یک تاریخ خاص را هشدار می دهد.

•         نوشتن متن ایمیل

1.        از یک عبارت مناسب برای سلام و تهنیت استفاده کنید.

همیشه با درود یک ایمیل رسمی را آغاز کنید. آوردن نام گیرنده (در صورت شناخته بودن) در الویت است. نام شخص (آقای، خانم ، خانم، دکتر و غیره) را با نام خانوادگی درج کنید و به دنبال آن کاما یا ویرگول قرار دهید. در صورت تمایل می توانید سلام و احوالپرسی را با کلمه "عزیز" انجام دهید.

ـ اگر نام شخص را نمی دانید، از عباراتی مانند "آقا یا خانم عزیز" استفاده کنید.

2.        در صورت لزوم خود را در بند اول معرفی کنید.

اگر برای کسی که می نویسید که پیش از این با او ارتباط نداشته اید؛ مانند مشتری جدید، مدیر استخدام یا یک مقام دولتی، در ابتدا بگویید که چه کسی هستید و چرا ایمیل ارسال می کنید. این کار را در یک یا دو جمله آغازین ایمیل خود انجام دهید.

3.        مهمترین اطلاعات را در اولویت قرار دهید.

پس از معرفی خود و دلیل ارسال ایمیل، می توانید بدنه ایمیل خود را شکل دهید. مهمترین مطالب را در بالای صفحه قرار دهید. این کار به زمان گیرنده احترام می گذارد و هدف ایمیل شما را روشن می کند.

4.        سراغ اصل مطلب بروید.

برای یک ایمیل رسمی تا زمانی که شما مودب باشید، صراحت چیز بدی نیست. شاخ و برگ زیادی دادن به گفته هایتان تنها مخاطب را از خواندن ادامه ایمیل منصرف می کند یا درک این که چه چیزی از او می خواهید را سخت تر می کند.

5.        سخن را کوتاه کنید.

اندازه مشخصی برای نوشتن متن ایمیل وجود ندارد. با این حال بد نیست اگر طول ایمیل را به اندازه یک صفحه لپ تاپ یا دسکتاپ نگهدارید تا تمام متن شما در یک نظر دیده شود.

ـ اگر ایمیل شما نسبتا طولانی است، آن را به پاراگراف های کوتاه تقسیم کنید و بین هر پاراگراف یک خط فاصله بگذارید.

6.        از زبان رسمی در نوشتار استفاده کنید.

از آنجایی که ایمیل های رسمی برای برقرای ارتباطات حرفه ای و کاری نوشته می شود، باید به اعتبار شما بیفزاید. پس از جملات کامل و اصطلاحات مودبانه استفاده کنید. از مواردی مانند استفاده از زبان عامیانه، کلمات اختصاری، شکلک، ایموجی و لطیفه گویی خودداری کنید.

7.        از یک عبارت مناسب برای پایان دادن به ایمیل استفاده کنید.

مانند سلام و تهنیت، انواع مختلفی از پایان نیز وجود دارد که در ایمیل های رسمی قابل استفاده است. حتما از نام کامل و عنوان شغلی به همراه عباراتی نظیر "ارادتمند شما"، "صمیمانه"، "با احترام" و ... استفاده کنید.

•         آماده سازی ایمیل برای ارسال

1.        فایل های ضمیمه لازم را درج کنید.

در صورت نیاز به پیوست کردن هرگونه فایل ضمیمه، حتما آن را در متن ایمیل ذکر کنید تا مخاطب از آن مطلع شود. بهتر است به تعداد پیوست ها و اندازه فایل دقت و از فرمت های استاندارد و رایج استفاده کنید.

2.        پیام خود را از نظر محتوا ، املا و دستور زبان چک کنید.

فقط به چک کردن املا یا دستور زبان ایمیل خود اکتفا نکنید. خواندن ایمیل با صدای بلند و یا درخواست از کسی برای تصحیح مجدد آن، یک روش عالی برای مطمئن شدن از محتوای صحیح آن است.

3.        مطمئن شوید که ایمیل حاوی هیچ اطلاعات حساسی نیست.

همیشه به خاطر داشته باشید که ایمیل یک سیستم ارتباطی امن نیست. به یاد داشته باشید که سرورهای ایمیل می توانند هک شوند یا اینکه گیرنده شما ممکن است عمدا یا ناخواسته اطلاعاتی را که شما نمی خواهید به دیگران منتقل شود، به اشتراک بگذارد.

ـ از قرار دادن مواردی مانند گذرواژه‌ها، شماره حساب و اطلاعات محرمانه در ایمیل خودداری کنید.

منبع : www.wikihow.com