از مدیریت ریسک و بایدها و نبایدهای آن در پروژه چه می دانید؟

همه ما در طول زندگی شخصی و حرفه ای خود بارها با ریسک های کوچک و بزرگی مواجه شده ایم. خیلی وقت ها توانسته ایم با آن دست و پنجه نرم کنیم و از پس آن بربیاییم. اما خیلی وقت ها هم نتوانسته ایم راهکاری برای رفع آن پیدا کنیم و در عواقب دامن گیر و نتایج ناخوشایند آن گیر افتاده ایم. آنچه که در این اتفاقات مهم و تاثیرگذار است، دانش و آگاهی ما نسبت به مدیریت ریسک و چگونگی آن است.

مدیریت ریسک یعنی دستیابی به موفقیت و اهداف با وجود تمام عوامل خطرساز و اتفاقات از پیش تعیین نشده. اینکه به جای فرار از ریسک، با آن مقابله کنیم و با کنترل ریسک، خطرات احتمالی یا خسارات وارد شده را کاهش دهیم.

مدیریت ریسک چیست؟

مدیریت ریسک (Risk Management) فرآیندی است که طی آن نتایج احتمالی یک ریسک (عامل خطر ساز) شناسایی شده و پس از تحلیل آن، راهکارهایی برای کاهش میزان نتایج نامطلوب حاصل از آن ریسک ارائه می شود. این فرآیند اگر به درستی انجام شود، می توان ریسک را کنترل کرد و در صورت وقوع نیز میزان تاثیر منفی آن را کاهش داد.

مدیریت ریسک یک روش سیستماتیک است که از چهار مرحله تشکیل شده است:

1.        شناسایی ریسک های احتمالی
2.        تحلیل و ارزیابی
3.        نظارت
4.        پاسخگویی به ریسک

آنچه که در این فرآیند اهمیت دارد، استمرار و دنباله دار بودن آن است. این که شما تنها پیش از شروع یک پروژه یا ابتدای آن مدیریت ریسک را انجام دهید، شما را از خطرات احتمالی پروژه حفظ نمی کند. آنچه که مهم است این است که در طول انجام پروژه نیز در بازه های زمانی مختلف نیز ریسک های جدید را بسنجید و آمادگی خود را برای هر اتفاقی حفظ کنید.

دلیل حیاتی بودن مدیریت ریسک در پروژه ها، پیشگیری از اتفاق افتادن بحران و بهترین راه مبارزه با حوادث ناگوار مسیر پروژه است. در این صورت حتی اگر بحران هم ایجاد شود، نتایج نامطلوب آن تا حد ممکن کاهش می یابد. اهمیت مدیریت ریسک در کسب ‌و کار به این دلیل است که طی آن ضررهای مالی کاهش یافته و باعث پیشگیری از اتلاف زمان در رسیدن به اهداف اصلی کسب و کار می ‌شود. همچنین ریسک ‌های با اولویت بالاتر شناسایی شده و هزینه ‌های احتمالی ناشی از آنها در طول اجرای پروژه مدیریت خواهند شد.

1.        شناسایی ریسک های احتمالی

بهتر است برای این گام با اعضای تیمی که پروژه را پیش می برید، ریسک های ممکن را شناسایی کرده و آمادگی کافی برای رویارویی با هر اتفاقی را داشته باشید. تلاش خود را بر این بگذارید که ریسک را از همه جوانب بررسی کنید و ریسک های مختلف در بخش های مختلف را بررسی کنید.

آنچه که مهم است بدانید این است که ریسک ها الزاما به صورت ناگهانی اتفاق نمی افتد. گاهی شما تصمیمی می گیرید که می دانید با ریسک همراه است. اما در آن بازه از زمان می پذیرید که ریسک کنید. پس اینجا مدیریت ریسک و در نظر گرفتن راه حل برای نتایج ناخوشایند احتمالی بسیار ضروری است.

2.        تحلیل و ارزیابی ریسک

این گام مختص به تحلیل و ارزیابی ریسک است. اینکه بدانید کدام ریسک‌ الویت بیشتری دارد، کمک می کند تا زمان کافی برای اقدامات پیشگیرانهداشته باشید. شما پیش از این ریسک های احتمالی را شناسایی کرده اید و به خوبی می دانید که میزان اثرگذاری آن چقدر است. یا این اطلاعات می توانید ریسک های ممکن را درجه بندی و برای پیشگیری، مقابله یا حل آن بر حسب الویت اقدام کنید.

الویت نیز با آن دسته از احتمالاتی است که امکان وقوع و تاثیرگذاری آن بیشتر است. الویت اول شناسایی و حل ریسک‌ هایی است که بیشترین اهمیت را در کسب و کار شما داشته، چرا که در صورت وقوع بیشترین ضرر را به شما تحمیل کرده و جبران عواقب ناشی از آن نیز بسیار سخت است.

در الویت بعدی به بررسی و حل خطراتی بپردازید که احتمال وقوع آن کمتر بوده و صدمات کمتری نیز به همراه دارند. الویت پایانی خود را نیز به خطراتی اختصاص دهید که به اندازه کافی جدی نیست و با راهکار آسانی حل می شود.

3.        نظارت بر ریسک

در این گام شما باید به طور مستمر، دقیق و منظم مسیر پروژه را بازبینی کنید تا در صورت بروز هرگونه تغییر آمادگی لازم را کسب کنید. اگر تغییری اتفاق بیفتد، شما نیز باید استراتژی های خود را تغییر دهید و دوباره اقدامات پیشگیرانه خود را ارزیابی کنید. اگر هم پروژه بدون هیچ تغییری پیش رود، شما می توانید میزان اثرگذاری راهکارهای پیشگیری از ریسک را که به کار گرفته اید، بسنجید.

4.        پاسخگویی به ریسک

بعد از آنکه ریسک را شناسایی کردیم، تحلیل و ارزیابی و نظارت بر آن انجام شد، پس از آن نوبت پاسخگویی به ریسک است. در این گام با چند راهکار می توانید با ریسک مقابله کرده و یا در صورت اتفاق افتادن، رویکردی به کار گیرید تا کمترین میزان ضرر را متحمل شوید.

این شیوه پاسخگویی شامل موارد زیر است :

پیشگیری: مقابله با ریسک یا از بین بردن دلایلی که سبب آن می شود.

تعدیل: با کم کردن احتمال وقوع ریسک، ضرر مالی تخمین زده شده نیز کاهش می یابد.

پذیرش: با یک برنامه اضطراری از پیش تعیین شده، عواقب ناشی از ریسک را بپذیریم.

در پایان بد نیست بدانید که مدیریت ریسک یک فرآیند همیشگی است و شما تنها پیش از شروع یک پروژه یا در ابتدای کار به آن احتیاج ندارید. مهمترین بخش کار این است که بدانیم در هر مرحله از مسیر پروژه چه خطراتی ما را تهدید می کند و چگونه حرکت کنیم تا ریسک های کمتری در مسیرمان قرار گیرد. قدرت ریسک پذیری و تحمل عواقب آن نیز از دیگر دستاوردهای مدیریت ریسک است که با در پروژه های مختلف آن را فرا خواهیم گرفت و تقویت خواهیم کرد.