اصول بایگانی پرونده های پرسنلی (قسمت اول)

 پرونده های پرسنلی می توانند به سرعت و خیلی راحت گم شوند یا آسیب ببینند. هر چه پرونده های شما بی نظم و آشفته تر باشند، پیدا کردن آنها در آینده دشوارتر خواهد بود. بنابراین برای کمک به سهولت دسترسی به پرونده های شخصی خود، باید کمی وقت بگذارید و آنها را به درستی سازماندهی کنید.

صرف نظر از بزرگی و کوچکی سازمان و میزان فعالیت آن، مدیریت پرونده ها بسیار حائز اهمیت است و سیستم مورد استفاده برای سازماندهی پرونده های پرسنلی به خود شما بستگی دارد. در واقع، برخی از روش های اساسی برای سازماندهی پرونده های پرسنلی وجود دارد که می توانید برای نظم بخشیدن به پرونده های خود از آنها استفاده کنید.

استفاده از روش های اصلی سازمان

1. از روش های ذخیره سازی ساده استفاده کنید.

هدف از ایجاد یک سیستم بایگانی این است که کار را برای خود راحت کنید و از پیچیدگی و گیج کننده بودن سیستم خود جلوگیری کنید. ساده بودن سیستم به شما کمک می کند تا اسنادی که ممکن است با آنها کار کنید، به راحتی بایگانی شده و در دسترس قرار بگیرند.

• فقط آنچه که نیاز دارید را بایگانی کنید. نگهداری بیش از حد پرونده ها می تواند سیستم شما را دشوار و پیچیده کند.
• از پیچیدگی بی مورد در سیستم ذخیره سازی خود جلوگیری کنید.
• پرونده هایی که مورد نیاز نیستند را دور بریزید.

2. در دسته بندی موضوعی تعادل را رعایت کنید.

شاید داشتن لوازم بایگانی و دسته بندی های مختلف برای پرونده های شما وسوسه انگیز باشد، اما دقت کنید که ایجاد یک دسته بندی جامع و گسترده از موارد مورد نیاز ایده بهتری است.

• از ایجاد زیر مجموعه های بیش از حد دقیق برای سیستم خودداری کنید.
• داشتن دسته بندی های زمانی مانند ماهانه یا هفتگی، برای پرونده های پرسنلی مناسب است.
• دسته بندی موثر برای مشتریان یا کارمندان بر اساس حروف الفباست.

3. دسترسی به پرونده ها را آسان کنید.

بهترین کار این است که سیستم بایگانی شما دارای نشانه های بصری واضحی باشد که به شما اطلاع دهد پرونده ای که می خواهید، دقیقا کجا ذخیره شده است. هنگام برچسب گذاری پرونده ها این نکات را به خاطر بسپارید.

• برای نشان دادن دسته ها یا بخش های خاص، از پوشه های رنگی استفاده کنید.
• سعی کنید لیستی مفید از رنگ ها و دسته هایی که به آنها اختصاص داده اید را نگه دارید.
• از لیبل (برچسب) برای نشانه گذاری پرونده های خود استفاده کنید.
• سعی کنید برای هر دسته یا بخش بندی از یک پوشه یا زونکن استفاده کنید.

4. به لوازم مورد نیاز برای بایگانی خوب فکر کنید.

پیش از اینکه پرونده های پرسنلی را سازماندهی کنید، باید وسیله ای برای قرار دادن آنها پیدا کنید. اینکه دقیقا از چه نوع لوازم بایگانی استفاده کنید به میزان پرونده هایی که باید بایگانی کنید، اهمیت آنها، ابعاد و تعداد دفعات دسترسی به آنها بستگی دارد. بنابراین برای انتخاب وسیله بایگانی بهتر است به این نکات نگاهی بیندازید:

• اگر اسناد بسیار مهمی برای ذخیره و نگهداری دارید، خرید لوازم بایگانی ضد حریق را در نظر بگیرید.
• برای پرونده های معمولی، تهیه یک پوشه کافی است و برای پرونده های حساس یا محرمانه، زونکن و جعبه بایگانی انتخابی ایده آل محسوب می شود.
• مطمئن شوید که لوازم خریداری شده فضای کافی برای نگهداری پرونده های شما را دارند. (معمولا زونکن فضای بیشتری برای نگهداری برگه دارد.)

تنظیم اسناد

1. تمام اسناد خود را جمع آوری کنید.

پیش از اینکه شروع به تنظیم اسناد خود کنید، باید مطمئن شوید که تمامی اسناد پیش روی شماست. نگران نحوه تنظیم و ترتیب پرونده های پرسنلی نباشید. در حال حاضر تنها کاری که باید انجام دهید این است که تمامی اسنادی را که باید ذخیره شوند، جمع آوری کرده و برای سازماندهی آنها آماده شوید.

• اسناد قدیمی را که قبلا بایگانی کرده اید، بیرون بیاورید. بهتر است آنها را دوباره مرتب کنید تا با سیستم جدیدی که ایجاد می کنید متناسب باشد.
• مطمئن شوید که همه اسناد اخیر خود را جمع آوری کرده و آماده سازماندهی شده اید.

2. پرونده های خود را به دسته های فعال و بایگانی تفکیک کنید.

هنگام سازماندهی پرونده های پرسنلی، تقسیم آنها به دو دسته اصلی می تواند مفید باشد: پرونده های پرسنلی فعال که باید با آنها کار کنید و پرونده های بایگانی که باید ذخیره کنید. این کار به شما کمک می کند تا به پرونده هایی که بیشتر استفاده می کنید، دسترسی داشته باشید و پرونده هایی که به آنها نیاز نخواهید داشت را به صورت مرتب ذخیره و بایگانی کنید.

• پرونده های فعال اسنادی هستند که شما هنوز هم نیاز به آدرس دهی، مراجعه یا در غیر این صورت اغلب به آنها دسترسی دارید.
• پرونده های بایگانی اسنادی هستند که در آینده نزدیک به آنها نیازی نخواهید داشت، اما لازم است آنها را ذخیره کنید تا شاید در آینده ای دور مورد نیاز باشند.

3. دسته های مناسب برای سیستم بایگانی خود ایجاد و آنها را برچسب گذاری کنید.

پس از جمع آوری پرونده های پرسنلی در یک مکان، می توانید سریعا از آنها فهرست برداری کنید. در حالی که پرونده ها را مرور می کنید، دسته بندی های کلی و مناسبی از آنها را یادداشت کنید. برای ایجاد سیستم سازمانی اساسی که برای پرونده های پرسنلی استفاده خواهید کرد، به برخی از این دسته های متداول نگاهی بیندازید تا ایده بگیرید که می خواهید از کدام دسته استفاده کنید:

• سوابق حقوقی دارای زیرمجموعه هایی مانند شناسنامه، کارت ملی، گواهی فوت یا اسناد ازدواج.
• اسناد مالی که دسته بندی هایی مانند صورت های مالی گذشته، اطلاعات کارت اعتباری، گزارش های اعتباری یا صورت های مالی سالانه شما را پوشش می دهد.
• سوابق املاک و دارایی ها
• مدارک شخصی مانند مدارک تحصیلی، سوابق اشتغال، سوابق سلامت و درمان و بیمه نامه ها...

4. اسنادی که برای نگهداری طولانی مدت در نظر گرفته اید را بایگانی کنید.

همان طور که قبلا گفته شد برخی از اسناد و پرونده ها در آینده ای نزدیک مورد نیاز نیستند، اما نگه داشتن آنها ضروری است. بنابراین بهتر است آنها را به عنوان پرونده های بایگانی برچسب گذاری کرده و در یک ابزار بایگانی مانند جعبه بایگانی برای ذخیره سازی طولانی مدت قرار دهید.

این پرونده ها در حال حاضر مورد نیاز نیستند، اما مطمئن شوید که اگر در آینده ای دور به آنها نیاز شد، بتوانند بازیابی شوند. پرونده های بایگانی احتمالا شامل اکثر اسناد ثبت شده و سازمان یافته هستند.

• پرونده های ذخیره سازی طولانی مدت را می توان به دو دسته دیگر تقسیم کرد: پرونده های دائمی و پرونده های به اصطلاح "مرده"!
• پرونده های دائمی ممکن است شامل اسناد آموزشی، اسناد استخدام یا سایر اطلاعات و مقالات مهم کارمندان و مشتریان باشد که ممکن است هنوز به آنها نیاز داشته باشید.
• پرونده های "مرده" اسنادی هستند که ممکن است دیگر نیازی به دسترسی مجدد به آنها نداشته باشید. سوابق مالیاتی کارمندان و مشتریان قدیمی ممکن است در این گروه قرار بگیرند. با این حال به یاد داشته باشید که اظهارنامه های مالیاتی باید به مدت هفت سال نگهداری شوند.

5. اسناد در جریان خود را در بخش پرونده های فعال قرار دهید.

اسنادی که مرتبا از آنها استفاده می کنید یا هنوز نیاز به بررسی دارند، باید در بخش اسناد فعال شما قرار گیرند. این بخش در سیستم بایگانی به شما امکان می دهد به سرعت به اسنادی دسترسی پیدا کنید که برای بایگانی کاملا آماده نیستند. در ادامه چهار دسته متداول از پرونده های فعال وجود دارند:

• اسنادی که هنوز هم نیاز به رسیدگی شما دارند.
• اسنادی که باید بخوانید یا مرور کنید.
• صورت حساب هایی که باید پرداخت کنید.
• اسنادی که آماده انتقال به بایگانی طولانی مدت هستند.

منبع: wikihow

امیدوارم که از این مقاله لذت برده باشید و اگر انتقاد و پیشنهادی درباره اصول بایگانی پرونده های پرسنلی داشتید، با ما در قسمت نظرات در میان بگذارید. در ضمن قسمت دوم این مقاله به زودی منتشر می شود، منتظر باشید.