اصول بایگانی پرونده های پرسنلی (قسمت دو)

پیش از این در قسمت اول اصول بایگانی پرونده های پرسنلی درباره بایگانی به روش سنتی در زونکن، جعبه بایگانی، کلاسور، پوشه، پاکت و ... خواندید. در این مطلب می خواهیم به بایگانی به روش مدرن تری بپردازیم؛ یعنی اصول بایگانی پرونده های پرسنلی به روش سیستمی.

از آنجایی که اطلاعات، اسناد و مدارک پرسنلی بسیار مهم بوده و نگهداری از آنها نیازمند رعایت برخی اصول و قوانین است، بهتر است از هر دو روش برای نگهداری پرونده های خود استفاده کنید. بنابراین زمانی که به عنوان مثال، پرونده های شما مفقود شوند یا دچار سانحه آتش سوزی شوند از نسخه های سیستمی آنها می توان استفاده کرد و در زمانی که پرونده ها از روی سیستم شما پاک شوند، از نسخه های کاغذی در بایگانی خود استفاده کنید.

بیشتر بخوانید: اصول بایگانی پرونده های پرسنلی (قسمت اول)

سازماندهی پرونده های الکترونیکی

1. با دسته بندی های کلی شروع کرده و سپس خصوصیات جزئی تری برای تفکیک پیدا کنید.

درست مانند پرونده های کاغذی، با دسته بندی های کلی شروع کنید، به عنوان مثال اگر شرکت شما یک تولید کننده یا فروشنده لوازم التحریر است، می توان از دسته بندی فروش عمده و خرده فروشی استفاده کرد. یعنی برای هر کدام یک پوشه ایجاد کنید، سپس آنها را به دسته های کوچکتر تقسیم کنید. فروش اداری، کشوری، استانی و ... برای دسته بندی عمده و دسته بندی خرده فروشی شامل تفکیک جزئی تر مانند مشتریان می شود.

بهتر است دسته بندی های کلی ثابت بمانند تا همیشه به راحتی پرونده های مورد نظر را پیدا کنید. علاوه بر این زیر مجموعه های مرتبط و ثابت نیز در نظر بگیرید که بتوانید هر کدام از آنها را زمانبندی کنید. به طور مثال "صورت حساب" یک سال مشتریان شما می تواند در زیر مجموعه فروش اداری به نام "اصناف" قرار بگیرد.

2. پرونده هایی که نسخه الکترونیکی آنها را ندارید، اسکن و بارگذاری کنید.

ذخیره همه پرونده های شما روی سیستم عملکردی مفید است، زیرا می توانید از آنها نسخه های پشتیبان تهیه کنید. سپس مطمئن شوید که آنها را در جای امنی نگهداری خواهید کرد و حتی اگر به صورت آنلاین در فضاهای دیگری نگهداری شود، دیگر نگران از دست رفتن اطلاعات نخواهید بود.

در سیستم آنلاین بایگانی پرونده ها نیز مانند سایر موارد، پرونده ها را سازماندهی کنید و پرونده های خود را به پوشه های مناسب دسته بندی کنید.

بهتر است بخوانید: اصول و فنون بایگانی

3. پرونده های خود را با اسامی خاص نام گذاری کنید.

نام پرونده ها باید منحصر به فرد و به راحتی قابل درک باشند، به این معنی که شما باید با یک نگاه به پرونده های خود از محتوای آنها مطلع شوید. از تاریخ، نشانگر یا توصیفی جداگانه استفاده کنید، به عنوان مثال صورتحساب خانم رضایی در شهریور 1396 بهتر است با نام 9606_Rezaei در پوشه "صورتحساب" ذخیره شود. این روش به شما این امکان را می دهد که بدون اتلاف وقت بدانید که که فایل ذخیره شده شامل چه مواردی است.

از هر سیستمی که برای نام گذاری پرونده های پرسنلی استفاده می کنید، اطمینان حاصل کنید که همین روش ادامه دار خواهد بود، زیرا اینکه به عقب برگردید و همه پرونده های خود را مجددا تغییر نام دهید، کاری سخت و دشوار خواهد بود.

4. به طور مرتب از پرونده های خود پشتیبان (Back up)تهیه کنید.

خطر عمده ای که پرونده های الکترونیکی را تهدید می کند، این است که در صورت خرابی کامپیوتر، اطلاعات از بین می رود. با تهیه نسخه های پشتیبان از پرونده های خود در یک سرویس پشتیبان گیری آنلاین، CD یا DVD و دیسک سخت خارجی (Hard External) برای هر گونه خطر احتمالی آماده باشید.

دستگاه های ذخیره سازی که برای نسخه های پشتیبان استفاده کرده اید، باید به همان روش های گفته شده، نام و برچسب گذاری شوند.

بیشتر بخوانید: 10 نکته طلایی برای بایگانی اسناد

درایو خارجی (Hard)، CD یا DVD دارای نسخه پشتیبان را در مکانی امن و بسیار دور تر از محل اصلی خود نگهداری کنید تا از خسارات ناشی از آتش سوزی یا بلایای طبیعی جلوگیری کنید.

حفظ سیستم بایگانی

1. با سیستم بایگانی خود همراه باشید.

بعد از ایجاد یک سیستم بایگانی منحصر بفرد برای خود، سعی کنید تمام مواردی که باید برای بایگانی رعایت شوند را نادیده نگیرید. همچنین مطمئن شوید که با سیستم پرونده های خود همگام و همراه هستید تا این سیستم برای شما به خوبی کار کند.

2. پرونده های قدیمی را حذف کنید.

نگهداری برخی از پرونده ها برای طولانی مدت لازم است، با این حال سیستم های بایگانی فضای محدودی دارند و شما را ملزم به حذف پرونده هایی می کند که دیگر نیازی به آنها نیست. حذف روتین پرونده های غیر ضروری به نظم و عملکرد صحیح سیستم شما کمک می کند.

بیشتر بخوانید: بایگانی چیست و چه اهمیتی دارد؟

• بسیاری از اسناد مالی قدیمی باید سالها ذخیره شوند.
• بودجه های قدیمی، صورتحساب ها و سیاست های مالی سالیانه فقط برای یک سال ذخیره شوند.
• حذف پرونده های قدیمی فضایی را برای پرونده های جدید ایجاد می کند.
• پاک کردن پرونده های غیر ضروری، دسترسی به اسناد مورد نظر را آسان می کند.
• برای پرونده های الکترونیکی نیز همینطور است، اسناد تکراری، منسوخ شده و غیر ضروری را از سیستم بایگانی خود حذف کنید.

3. پرونده های الکترونیکی قدیمی را بایگانی کنید.

پرونده های قدیمی که ممکن روزی دوباره به آنها ارجاع شود و لازم است در دسترس باشند، می توانند بایگانی شوند. بنابراین این نوع پرونده ها را از سیستم بایگانی اصلی خود دور نگه داشته و به طور منظم در دسترس داشته باشید.

یک دسته بندی کلی برای پرونده های بایگانی شده، در نظر بگیرید و پرونده های بلا استفاده را تفکیک کرده و در آن پوشه قرار دهید. می توانید آنها را به ترتیب الفبا، تاریخ یا هر دسته بندی مورد نظری بایگانی کنید.

4. سیستم بایگانی ساده ای ایجاد کنید.

نظم بخشیدن به پرونده های پرسنلی و حفظ ترتیب آنها، هر دو می توانند در امور سازماندهی شخصی شما مفید باشند. با این حال همیشه امکان پیشرفت در سیستم بایگانی وجود دارد و بهتر است که خود را با این موضوع وفق داده و هر کمکی برای عملکرد بهتر آن انجام دهید. به عنوان مثال ممکن است بخواهید:

• دسته بندی هایی که به نظر نمی رسد از آنها استفاده کنید را حذف کنید.
• دسته بندی هایی که بیش از حد استفاده می شوند را به دسته های کوچکتر تقسیم کنید.

امیدواریم که این مقاله برای شما مفید واقع شده و از آن لذت برده باشید. در صورتی که هر گونه سوال، انتقاد یا پیشنهادی درباره این مطلب داشته باشید، می توانید در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.

 منبع: wikihow