راهنمای خرید اکسپندینگ فایل

اگر برای سازماندهی اسناد و مدارک خود نیاز به ابزاری دارید که کاربرد مناسبی داشته باشد نخست باید در نظر بگیرید که آن را برای چه منظوری می خواهید استفاده کنید. کاربردهای این محصول شامل استفاده در منزل برای اسناد و مدارک شخصی، تفکیک جزوه های درسی برای محصلان، سازماندهی اسناد و مدارک اداری برای روی میز کارمندان، بایگانی اوراق مهم در سازمان ها و موسسات، دسترسی آسان به مدارک برای ارائه در سمینارها، حمل اسناد و اوراق مهم و دسترسی سریع و آسان به آنهاست.

پس از تشخیص کاربرد مورد نظرتان ما شما را راهنمایی می کنیم تا بهترین خرید را داشته باشید.  

اکسپندینگ فایل چیست؟

ابزاری برای سازماندهی تمام اسناد و اوراق مهم بوده که آنها را به تفکیک از هم نگهداری می کند و اجازه دسترسی سریع به همه اوراق را می دهد.

این محصول محفظه هایی به هم چسبیده به شکل آکاردئونی است که به این محفظه ها فایل(خانه) می گویند که درون هر کدام از این خانه ها می توانید اسناد و کاغذهای خود را قرار دهید. همچنین بالای هر خانه جای لیبل وجود دارد که شما موضوع دسته بندی های خود را با قرار دادن برچسب درون آنها مشخص کنید. اکسپندینگ فایل ها در تعداد خانه ها، ابعاد، نوع حمل، نوع بسته شدن، جنس، جای لیبل، سایز، طرح و رنگ با هم تفاوت دارند.  

اکسپندینگ فایل به چه منظوری استفاده می شود؟

آیا تا به حال مشتری یا رئیس خود را برای جستجوی یک برگه منتظر نگه داشته اید؟ اگر جواب شما مثبت است به این معنی است که از نظر مشتری یا رئیس شما ممکن است این کار خوب نباشد زیرا در یک برخورد کلیدی آنها را رها کرده اید!

اگر شغل شما کمک به مردم باشد، چه مقداری از زمان خود را برای پیدا کردن اسناد و مدارک مورد نیاز هدر می دهید؟! شما این را به خودتان تحمیل می کنید تا به طور موثری کار کنید؛ با این حال خسته کننده است. تصور کنید چقدر موثرتر است که هر زمانی که به سندی نیاز داشتید دسترسی فوری و سازمان یافته به آن داشته باشید.  

 حتی در عصر ایمیل و اینترنت، ما هنوز با بسیاری از اسناد و پرونده های کاغذی مواجه هستیم. ما می خواهیم بتوانیم اطلاعاتی را که نیاز داریم در لحظه مناسب در دست داشته باشیم. با این همه اغلب ما زمان خود (و زمان دیگر افراد) را هدر می دهیم تا به دنبال پیدا کردن اسناد و مدارک مورد نیاز بگردیم. با گشتن طولانی مدت به استرس ما افزوده می شود و باعث می شود پیدا کردن اوراق مهم سخت تر از آنچه باید باشد، شود. بنابراین ما باید با ابزارهایی با کارآیی نگهدارنده مدارک اوراق خود را سازماندهی کنیم اگر قصد داریم کار خود را به موقع انجام دهیم. مناسب ترین مورد برای رفع چنین مشکلی انتخاب اکسپندینگ فایل رومیزی است. 

استفاده های شخصی از آن می تواند برای نگهداری و تفکیک اسناد و مدارک مالی، کاری، تحصیلی و گواهینامه های علمی باشد. برخی از آنها که قفل دارد و حمل آن به صورت دستی بوده برای این کاربرد مناسب تر است.

کاربرد تحصیلی آن برای تفکیک جزوه ها و مطالب درسی است. استفاده از اکسپندینگ فایل برای تحصیل باعث می شود که جزوه های درسی با نظم خاصی دسته بندی شوند و شما به آسانی و با سرعت به آنها دسترسی پیدا کنید.

انواع اکسپندینگ ها

نگهدارنده مدارک از لحاظ جنس، کاربرد، نوع حمل،ابعاد، نوع بسته شدن، تعداد خانه (فایل) ها و جای لیبل تفاوت دارند. برخی از آنها با تعداد خانه های بالا، برای سازمان ها و موسسات که اوراق بیشتری برای بایگانی دارند مناسب است.

اکسپندینگ فایل با خانه های کمتر توسط اشخاص و محصلان مورد استفاده می گیرد. برخی از آنها قابل حمل هستند، به این معنی که دسته یا بند دارند یا به صورت کیف دستی حمل می شوند.

برخی دیگر رومیزی هستند که برای استفاده کارمندان روی میز به منظور تفکیک و دسترسی سریع و آسان به اوراق مناسبند.  

یک سری از این نگهدارنده ها در ابعاد کوچکتر برای چک استفاده می شود که کاربرد آن به این صورت است که شما برای فراموش نکردن تاریخ چک های خود می توانید آنها را درون خانه ها قرار دهید و هر کدام را با نام ماه های سال تفکیک کنید حال با یک بررسی اجمالی متوجه می شوید که برای ماه مورد نظرتان چکی موجود است یا خیر.

نوع دیگری از اکسپندینگ فایل با جیب یا محفظه هایی که برای نگهداری دیگر لوازم جانبی به کار می روند، مورد استفاده قرار می گیرد. آنها می توانند شامل جای CD، جای خودکار، جیب کارت ویزیت یا جیب هایی برای قرار دادن ماشین حساب و ... باشند. این نوع نگهدارنده ها قابل حمل هستند و مدیران می توانند از آنها استفاده کنند.

برخی از آنها مربوط به استفاده برگزار کننده های سمینار، همایش و کنفرانس می شود، به این معنی که شما می توانید تمامی لوازمی که در یک جلسه می خواهید ارائه دهید را درون اکسپندینگ فایل قرار دهید و آن را با خود حمل کنید.

جنس آنها می تواند پلاستیکی، پارچه ای وچرم باشد، که اکثر اکسپندینگ فایل های قابل حمل جنس پارچه ای و چرم دارند. رومیزی ها به دلیل اینکه آسیب نبینند و گرد و غبار کمتری روی آنها بنشیند جنس پلاستیکی دارند.

به موضوع لیبل ها که برسیم باید بگوییم که این تفاوت در آنها به تولید کننده ها بستگی دارد. به این صورت که برخی از برندها اکسپندینگ فایل با برچسب به شما ارائه می دهند که آن ها هم به صورت چاپی و هم بدون نوشته به دست شما می رسند، برخی برندها نیز لیبل ندارند. اکسپندینگ فایل با لیبل های چاپی بدین گونه است که برچسب هایی با نوشته های چاپ شده و خط برش با چاپ اعداد به تعداد خانه های اکسپندینگ فایل یا حروف الفبا به دو زبان دارد.

حال می رسیم به تفاوت آنها در نوع بسته شدن؛ اکسپندینگ ها ممکن است با کش، قفل، دکمه، در و آهنربا بسته شوند. برخی دیگر مانند رومیزی ها بسته نمی شوند.  

بعضی از افراد اکسپندینگ فایل را با نام نگهدارنده مدارک می شناسند. همچنین برخی برندها نیز نام آن را نگهدارنده مدارک گذاشته اند و شما می توانید بر اساس نامی که می شناسید آنها را خریداری کنید.